Oct 02 2016

Office365 Quickie: Outlook Gruppen für ehemalige SharedMailboxen

veröffentlicht in Kategorie Office365  

Ehemals freigegebene Gruppenpostfächer können trotz Lizenz & Login keine Office365 Gruppen nutzen. Hier ein Fix.

Ich muss mich bei meinen treuen Office365 Usern entschuldigen, dass das Thema in letzter Zeit arg kurz gekommen ist. Mir gingen auch so ein bissl die Ideen aus. Ich gelobe Besserung ;-)

Um was für Gruppen gehts eigentlich?

Office365 Gruppen in Outlook sind ein nützliches Tool, um die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Damit können die User “Diskussionsforen” und einen gemeinsamen Posteingang, Gruppenkalender, Bereiche zum Dateiaustausch, OneNote Notizbücher und “Planner” Projektpläne unkompliziert selbst über Outlook anlegen und verwalten, was die Einrichtung und Nutzung solcher Tools doch deutlich vereinfacht, als es “zuvor” über die entsprechenden Sharepoint Funktionen (auf welche die Gruppenfunktionen weitgehend basieren) möglich gemacht hat.

Zur Nutzung benötigt wird neben Outlook bzw.  OWA Outlook Web oder der Gruppen App auch ein Office365 Tarifplan, welcher Sharepoint beinhaltet, also die Business, Enterprise oder EDU Pläne. Im Grunde werden so die Pläne welche Sharepoint beinhalten auch für weniger Bastelbegeisterte attraktiver. Das war ja immer ein Hauptkritikpunkt, den ich an Sharepoint hatte: tolle Sache, aber meine Güte, die Einstiegshürden waren doch schon recht hoch, so dass es unterm Strich nur wenige meiner Kunden tatsächlich genutzt haben und zunehmend auf die Exchange Only Tarife gewechselt sind, weil das Sharepoint gefühlt zumindest aufgrund der fehlenden Motivation keinen greifbaren Mehrwert brachte.

Wie dem auch sei, in meinem Umfeld erfreuen sich die Office365 doch zunehmender Beliebtheit und beginnen auch, die weniger flexiblen Shared Mailboxen (“freigegebenen Gruppenpostfächer”) teilweise abzulösen. Und genau an diesem Punkt kam es zu einem interessanten Problem.

Wo ist das Problem?

Das Problem mit den Shared Mailboxen (freigegeben Gruppenpostfächern) war ja immer auch die Nutzung unterwegs. Ein gängiger “Hack / Workaround”, den auch ich hin und wieder genutzt habe, war es dann halt der Shared Mailbox doch eine Nutzerlizenz zuzufügen und ein Login zu vergeben, um notfalls eben direkt in das SharedMailbox Konto einloggen zu können. Im Grunde ist damit die Umstellung aber nicht vollständig ausgeführt, da fehtl noch was.

(Der Effekt tritt auch auf, wenn Benutzerpostfächer eine gewisse Zeit erst mal als kostenlose SharedMailbox “geparkt” wurden, um Lizenzen einzusparen.)

Nun gabs es hier konkret den Fall, dass eine solche zum Benutzer mutierte Shared Mailbox auch an den Gruppen teilnehmen können sollte, aber für dieses Konto tauchte das Gruppen Menü in Outlook und auch im OWA einfach nicht auf. Egal ob ich mich nun mit dem Login dieses Kontos angemeldet habe, oder über meinen eigenen Nutzer eingeloggt und dann zum Gruppenpostfach gewechselt bin, ob mit Lizenz oder ohne: es wurden für diese “konvertierte” und generell für keine SharedMailbox irgendwelche Gruppen angezeigt.

Kurz gesagt, für Shared Mailboxen ist die Gruppenfunktion deaktiviert. Macht ja auch irgendwie Sinn, da nur tatsächlich User rein zu nehmen, war in dem Fall aber nun ein Problem. Wenn wir uns die Sache genauer anschauen, sehen wir: Ein freigegebenes Gruppenpostfach bleibt vom Kontentyp her ein freigegebenes Gruppenpostfach, auch wenn eine Lizenz hinzugefügt und ein Login eingerichtet wurde. Mann kann also sagen, die Umstellung ist mit Lizenz und Loginvergabe noch nicht ganz fertig.

Fix für den Workaround:

In der Powershell sieht das konkret so aus:

PS D:\Desktop\Tools> Get-Mailbox -Identity sharedmailbox@dtal-web.de | Format-List RecipientTypeDetails

RecipientTypeDetails : SharedMailbox

Um das zu Dilemma zu beheben, kann man in der Powershell eine Shared Mailbox ohne irgendwelche Datenverluste in ein reguläres Benutzerkonto konvertieren, das geht so:

PS D:\Desktop\Tools> Get-Mailbox -identity sharedmailbox@dtal-web.de | set-mailbox -type regular

Nun ist die Umstellung zum Benutzerkonto eigentlich erst vollständig vollzogen und Get-Mailbox meldet jetzt auch den korrekten Kontotyp:

PS D:\Desktop\Tools> Get-Mailbox -Identity sharedmailbox@dtal-web.de | Format-List RecipientTypeDetails

RecipientTypeDetails : UserMailbox

Nach dieser Konvertierung habe ich das Konto neu zu Outlook hinzugefügt und nun bekomme ich die Gruppen für diese Konto angezeigt – auch im OWA – und dieses Konto kann nun an den Gruppenaktivitäten teilnehmen. Auf den ersten Blick sind die Postfachberechtigungen Vollzugriff & SendenAls übrigens erhalten geblieben, die Leute, die zuvor Zugriff und Senderechte für die SharedMailbox hatten, konnten weiter drauf zugreifen.

Rückgängig machen kann man die Konvertierung auch wieder, verliert dann aber wieder die Gruppenfunktion:

PS D:\Desktop\Tools> Get-Mailbox -identity sharedmailbox@dtal-web.de | set-mailbox -type shared

 

Zugegeben, das war jetzt wohl ein “Nieschenproblem”, aber vielleicht hilfts ja doch noch jemanden weiter, drum wollte ich das einfach mal posten.

PS: liebe Microsoft Übersetzer: könnte man vielleicht mal noch ein anderes Wort als immer Gruppen verwenden? Freigegebenes Gruppenpostfach, Verteilergruppe, Sicherheitsgruppe, Office365 Gruppe, Schlagmichtod Gruppe, immer Gruppen. Ich bekomme vor lauter “Gruppen” bald eine Gruppenpsychose und muss in Gruppentherapie.

.

No responses yet

Comments RSS

Kommentar dazu? (Geht anonym und ganz ohne Anmeldung)