Oct 14 2015

Outlook 2016: Eine .PST Datei in Outlook 2016 importieren

veröffentlicht in Kategorie Computer, Office365  

Hier die für Outlook 2016 aktualisierte Anleitung, wie man PST Dateien in seinen Postfach Ordner – oder hier speziell sein neues Office365 Exchange Konto – wieder importiert. Die Anleitung ist natürlich auch für andere Fälle gültig: sei es, weil man neue eMail Konten eingerichtet hat, ein Backup wieder einspielen muss oder weil der letzte Sync mit dem Handy daneben ging.

Um Daten, die in eine PST Datei exportiert wurden, wieder ins Outlook zu importieren (oder im neuen Office365 Konto wiederherzustellen und dann in die Cloud synchronisieren zu lassen) geht man wie folgt vor:

  1. Wir wählen den Ordner des (Office365 Exchange oder sonstigen) Kontos, in das wir die Daten aus unserer PST Datei importieren möchten. Z.b. das in Teil 1 erstellte Backup in Form einer PST Datei. Ziel kann z.b. unser primäres Office365 Exchange Konto, aber auch ein Gruppenpostfach, oder jedes normale in Outlook eingerichtet Konto oder auch Ordner etc. sein. Outlook ist da nicht sehr wählerisch.
  2. und wählen dann Datei aus dem Hauptmenü
    outlook_2016_export_ordner_01
  3. Hier angekommen klicken wir Öffnen und Exportieren. 
  4. und dann auf Importiere/Exportieren
    outlook_2016_export_funktionr_01
  5. vorher in Teil 1 haben wir exportiert, jetzt wollen wir das Exportierte wieder einlesen, also klicken wir nun auf Aus anderen Programmen oder Dateien importieren

    outlook_2016_pst_daten_inportieren
  6. als Importformat wählen wir in der Liste “Zu importierender Dateityp” den Eintrag Outlook Datendatei (.PST)  und bestätigen mit Weiter. (In Teil 1: In Outlook .PST Datei sichern haben wir ja unser Backup als .PST Datei erstellen lassen, entsprechend brauchen wir zum Import auch wieder das .PST Format.)
    outlook_2016_importformate
  7. Nun wählen wir unsere zuvor erstellte Backupdatei bei “Zu Importierende Datei” (ich hatte meine ja Backup.pst genannt auf dem Desktop abgelegt..)
  8. Aber bevor wir jetzt vorschnell auf Weiter klicken sollten wir uns dringend überlegen, wie wir eventuelle Duplikate handhaben wollen. Hier aufpassen, die falsche Wahl sorgt hier schnell mal für einiges an Kopfschmerzen..
    • Wenn wir in einen komplett leeren Zielordner z.b. im gerade eben erst angelegten neuen Office365 oder sonstigem Profil importieren, dann ist die Auswahl hier total egal. In einem leeren Zielordner kann es keine Duplikate geben, also spielt die Auswahl hier auch keine Rolle.
    • Der voreingestellte Standard “Duplikate durch importierte Elemente ersetzen“,  bewirkt, dass die importierten Datensätze aus  unserer Backup .PST Datei die eventuell bereits im Zielordner vorhandenen Datensätze überschreiben wird. Das muss man sich gut überlegen, in der Regel sind Daten aus den Backups älter als die im Zielordner, das wären also ein “zurück gehen” in der Zeit. Das wäre z.b. dann sinnvoll, wenn Sie die bereits im Zielordner existierenden Informationen/Datensätze (eMail, Kalender, Kontakte, aber auch Lesestatus von eMails usw.) mit den zuvor gesicherten Elementen bzw. deren Zustand aus der Backup .PST ersetzen möchten (anders gesagt: in dieser Einstellung überschreiben Elemente aus der PST die existierenden Elemente im Zielordner. Diese Wahl ist richtig, wenn z.B. Kontakte im Adressbuch, Kalendereinträge, oder Aufgaben aus der ToDo Liste verändert wurden oder der Gelesen Status von eMails gesetzt wurde und Sie lieber den Stand aus der PST Datei wiederherstellen möchten.)
    • Wer das nicht mag, kann entweder das “Erstellen von Duplikaten zulassen”, der hat dann unter Umständen eben einige (hunderte?) Datensätze doppelt und kann bzw, muss das in Ruhe aussortieren und die nicht mehr gewünschte Kopie dann von Hand löschen – das nervt aber extrem, wenn man schnell mal ein paar hundert(e) Einträge kontrollieren soll. Das ist nur dann sinnvoll, wenn wir bewusst 2 unterschiedliche, nicht synchrone Datenbestände kombinieren wollen und doppelte Einträge explizit in Kauf nehmen. Im Normalfall will man Duplikate aber gerade vermeiden.
    • Oder man überspringt mit “Keine Duplikate importieren” die Duplikate, dann werden doppelte Datensätze aus dem Backup ignoriert und die bereits im Zielordner bestehenden Datensätze bleiben erhalten. Wenn wir wissen, das die im Zielordner existieren Versionen der Datensätze richtig sind, ist das die bessere Wahl. Wenn ich befürchten muss, dass meine Bestehenden Daten beschädigt wurden oder nicht mehr stimmen, dann sollte man die existierenden Datensätze lieber überschreiben lassen, also Option “Duplikate durch importierte Elemente ersetzen
      outlook_2016_import_datei_duplikate
  9. Hier können wir nun nochmal etwas konkreter auswählen, was aus unserer Backupdatei wir nun tatsächlich importieren möchten. In meinem Fall möchte ich den kompletten Inhalt der PST aus dem Backup wiederherstellen, also wähle ich den Ordner auf oberster Ebene. Natürlich kann man an der Stelle auch sagen, ich möchte z.b. nur meine Kalender oder Kontakte usw. importieren, dann wählt man einfach den entsprechenden Unterordner anstatt dem “Hauptordner” auf oberster Ebene.
  10. Ich vergewissere mich, dass auch Unterordner einbeziehen angekreuzt ist (falls gewünscht – die Filter könnte man optional auch noch einstellen, aber die Standardeinstellung ist in der Regel jedoch in Ordnung)
  11. Hier bei (11) kontrollieren wir dann nochmal, dass die Daten in den richtigen Ordner für das richtige eMail Konto (hier in der Drop Downliste dargestellt durch die Primäre eMail Adresse)  importiert werden. Man kann problemlos auch in abweichende Konten oder andere Ordner importieren, wenn man das möchte. Für meine Zwecke, die Übertragung der zuvor gesicherten Daten in ein neues, noch leeres Postfach ist die Auswahl “im selben Ordner” vermutlich die Praktikabelste.outlook_2016_import_optionen
  12. Je nach dem, wieviel Daten zu importieren sind, kann das nun etwas dauern, es wird ein Fortschrittsbalken angezeigt – oder auch nicht. Sobald alles fertig importiert wurde landet man wieder in seinem Postfach.
  13. Hat man die Daten in ein Office365 Konto / Gruppenpostfach oder ähnliches importiert, dann beginnt Outlook im Hintergrund nun mit der Übertragung der importierten Daten in die Office365 Cloud. Das kann je nach Menge eine ganze Weile dauern, Ihre Internetverbindung könnte dabei ausgebremst werden und Outlook nur noch sehr träge reagieren – und noch ein kleiner Tipp: machen Sie das am besten irgendwo, wo Sie eine schnelle Internetverbindung haben und blos nicht über eine teure Handyverbindung oder sowas.. wir reden hier bei grossen PST Dateien (paar hundert MB)  gerne mal über Stunden bis Tage, bis das alles hochgeladen wurde, dann lieber in kleinen Häppchen vorgehen.

Während ein Import oder Sync in die Cloud läuft, reagiert Outlook 2016 wie auch die früheren Versionen von Outlook zumindest auf unseren BüroPCs extrem träge, immer wieder scheint das Programm dann auch mal komplett zu hängen. Das ist so schlimm, dass man eigentlich nimmer nebenher damit arbeiten kann. Im Grunde hilft da nur viel Geduld, die Kiste zur Not auch mal über Nacht laufen lassen. Oder: in kleineren Häppchen, z.b. Ordnerweise importieren.

Weitere Infos: 

.

2 responses so far

2 Responses to “Outlook 2016: Eine .PST Datei in Outlook 2016 importieren”

  1. Wolfgangon 20 Dec 2015 at 14:10

    Hallo,

    ich habe folgendes Problem: Ich habe beim Wechsel von Office 2013 (lokal) auf Office 365 (Office 2016) alle Daten problemlos übertragen können. Die Synchronisierung funktioniert.
    Hatte ich bis heute gedacht! In meinen “Gesendete Objekten” fehlen alle Mails, die nach Oktober 2014 ! von mir verschickt wurden. Ich habe deshalb meine alte Komplett-Pst unter einem neuen Benutzer importiert und nur die Ordner “Gesendete Objekte” wieder in eine PST exportiert. Über den von Dir beschriebenen Weg bekomme ich diese Datei aber nicht importiert – weder auf den lokalen Rechner noch über das Office 365-Admin-Konto.
    Mir fehlen irgendwelche Berechtigungen.

    Bemerkenswert ist noch, daß in Office 365 eine Anleitung steht, nach der man zusätzliche Administratorrollen erzeugen muß, um den Import zu ermöglichen. Mir fehlt aber das + unter Adminrolle, sodaß´ich gar nichts hinzufügen kann.

    Wie kann ich hier weiterkommen?

    Danke Wolfgang

  2. chrissieon 16 Jun 2016 at 22:18

    Wow! Leider habe ich diese mehr als wertvolle Anleitung erst heute gefunden.
    Extrem gut erklärt und bebildert, ein riesengroßes Dankeschön dafür.
    Hat mir die die Integration in Outlook extrem vereinfacht!

Comments RSS

Kommentar dazu? (Geht anonym und ganz ohne Anmeldung)