Office365: Öffentlicher Ordner für Kalender einrichten

Öffentliche Ordner oder neudeutsch „Public Folder“ über das Office365 Admin Interface einrichten, um Kalender, Kontakte oder eMails für alle bereitzustellen.  Teil 1: Kalender

Einrichten Öffentlicher Ordner in Office 365

Der erste Teil der Einrichtung geschieht wahlweise in der Powershell oder im Office365 Admin Interface. Ich zeige hier die Variante im Admin Interface, die halte ich für Einsteiger-freundlicher als die Power Shell:

1. Einrichtung in der Exchange Admin Console (EAC)

Zuerst loggen wir uns im Office365 Admin Interface ein.

• Über den rot markierten Link rufen wir die Exchange Verwaltungskonsole, das „Exchange Admin Center“ oder kurz „EAC“ auf:

Falls dies der allererste Öffentliche Ordner ist, der in diesem Office365 Konto angelegt wird, müssen wir zunächst ein Postfach erstellen, welches die Öffentlichen Ordner aufnehmen kann.  Erst das Postfach, dann die Ordner.

Dazu wählen wir im Hauptmenü des Exchange Admin Centers zunächst:

1. Öffentlicher Ordner
2. dann Postfach für Öffentlicher Ordner
3. und klicken auf das Plus

 

• hier tragen wir nun einen (Postfach) Namen ein. Wie gesagt, alle Öffentlichen Ordner werden in einem speziell dafür angelegten Postfach abgelegt, das hier ist der Name dieses Postfaches.
• Speichern nicht vergessen

und schon sehen wir wir unser neues Postfach bei (1)

wir klicken nun auf (2) um zur „Öffentlichen Ordner“-Seite zu wechseln.

2. Die eigentlichen Ordner anlegen

Nachdem das Postfach zur Aufnahme unserer Ordner angelegt ist, können wir nun die eigentlichen Ordner einrichten.

1. Klick auf das + Symbol

• und tippen hier einen Namen für unseren Öffentlichen Ordner ein.
• Speichern

Tipp: Hier geht es um ein Namen für ein Wurzelverzeichnis, darum nenne ich es immer entsprechend unverfänglich, die eigentlich genutzten Ordner sind dann Unterverzeichnisse unterhalb. Hier bei diesem Kunden ist das eben „Public Root“ und darunter kommen dann „Public Calendar“ und „Public Contacts„. aber egal, das könnt ihr ja machen, wies bei Euch am besten passt.

 

Jetzt müssen dann mal die Rechte gesetzt werden. Direkt oben bei den … die Rechte am Stammverzeichnis, zusätzlich kann man rechts bei „Verwalten“ die Individuellen Berechtigungen. Wichtig ist erst mal nur, dass ihr Euch selbst als Besitzer einträgt, den Rest kann man dann später noch nachtragen.

So, das war der Teil der Einrichtung, der in Exchange Admin Center vorgenommen wird, der Rest wird nun in Outlook Desktop weiter konfiguriert..

 

Abschließende Konfiguration in Outlook 2013

Wir starten unser Outlook (Desktop) und schalten um auf die Ordner Ansicht:

Wenn wir alles richtig gemacht haben, insbesondere die Besitzer Rechte am Ordner,  dann sollte hier nun unser Root Folder erscheinen:

und da machen wir nun einen Rechtsklick drauf und wählen „Neuer Ordner“:

Bei

1.  geben wir nun einen Namen ein, der zu den Daten passt. Da ich bei (2) Kalender auswähle, nenne ich den Ordner „Public Calendar“
2. hier wählen wir den Typ, in meinem Fall also Kalender, ich will hier jetzt in diesem Beispiel Kalender speichern. (Später mach ich das nochmal mit einem zweiten Ordner, den nenne ich dann Kontakte und da ist der Typ dann logischerweise Kontakte)
3. Der neue Unterordner soll unter „Public Root“ angelegt werden, ist aber normal schon korrekt ausgewählt hier
4. Klick auf OK und fertig!

PS: Jetzt wäre es keinen dumme Idee, mal nochmal die Rechte des gerade neu angelegten Ordners zu kontrollieren, die notwendigen Benutzer hinzuzufügen, usw. Das kann man auch direkt hier in Outlook erledigen, dazu muss man nicht zurück ins Exchange Admin Center.

Wenn wir später weitere Ordner. z.b. für Kontakte oder eMail oder sonstiges einrichten wollen, reicht es, wenn wir hier in Outlook einfach weitere Unterordner hinzufügen, es ist im Normalfall nicht notwendig, nochmal komplett von vorne mit neuem Postfach oder Rootfolder anzufangen.

Zugriff auf den Öffentlichen Kalender in Outlook Desktop:

Um bequem damit arbeiten zu können, ist der Knackpunkt das Hinzufügen als Favorit (Rechtsklick auf meinen Ordner in der Ordner Liste, dann „Zu Favoriten hinzufügen„):

weil dann kann ich ihn dann ganz einfach in Outlook auf der Kalender Seite ein oder ausblenden, so wie ich es brauche:

Zugriff in OWA Web-Interface auf öffentlichen Kalender:

Ist der Kalender als Favorit markiert, erscheint er auch im OWA Outlook Web Access:

Ist der Ordner noch nicht als Favorit markiert, kann man das im OWA bei Mail noch nachholen: Rechtsklick auf „Ordner“ und dann den Punkt „Öffentliche Ordner zu Favoriten hinzufügen„:

Öffentlicher Kalender auf Apple Mac:

Nur mit Outlook for Mac ab Version 2011 oder ganz aktuell Outlook for Mac 2016 nutzbar. Mit den nativen Apps in MacOS bis einschließlich Yosemite geht es nicht. Outlook for Mac ist in allen Office365 Abos, welche Desktop Lizenzen beinhalten, zusätzlich zur Windows Version ebenfalls ohne Aufpreis mit dabei.

Öffentlicher Kalender auf dem iPad & iPhone:

Die nativen Apps des iPhone / iPad können die öffentlichen Ordner nicht lesen. Um unseren als Favorit hinzugefügten öffentlichen Kalender auf dem iPhone oder iPad nutzen zu können, brauchen wir die kostenlose OWA App von Microsoft für iPhone oder iPad, oder eine der zig anderen Apps aus dem Appstore, die den Zugriff ermöglichen.

PS: bei mir dauerte es geschlagene 4 Stunden, bis der neue Kalender dann hier auftauchte.
Wie immer bei Office365: ausreichend Geduld mitbringen.

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