Jan 03 2014

Office365: Verteilergruppe mit SendAs Berechtigung einrichten (06/2015)

veröffentlicht in Kategorie Office365  

Verteilergruppen in der Exchange Verwaltungskonsole (ECP) anlegen, um weitere, zum Senden berechtigte eMail Adressen zu einem Benutzerkonto hinzuzufügen. Bebildertes Tutorial für Office365 Wave15 “blau”.

So eine Verteilerliste (oder auch Verteilergruppe oder auch DistributionList genannt)  ist primär dazu da, um eine Weiterleitungsfunktion zu realisieren. Das ist aber noch längst nicht alles, was man damit machen kann:  Zusammen mit dem “SendenAls” Recht kann man die Verteilergruppen auch benutzen, um ohne Zusatzkosten weitere eMail Adressen zu einem Nutzerkonto hinzuzufügen, mit denen anders als bei Alias Adressen auch direkt versendet werden kann.

Ein Beispiel:

Sagen wir, ich hab ein Benutzerkonto “Max.Muster@meinedomäne.de” und ich möchte, dass der Herr Muster auch eMails an die Adresse “einkauf@ganzanderedomäne.de” erhält und damit auch antworten kann. (Voraussetzung: beide Domänen müssen in zuvor in Office365 Domänenverwaltung verifiziert und hinzugefügt worden sein).  Ist die Verteilergruppe dann eingerichtet und das SendenAls Recht erteilt, dann kann der Herr Muster künftig vor dem Absenden einer eMail im Von: Feld in Outlook ganz einfach zwischen “max.muster@meindomäne.de” und “einkauf@ganzanderedomäne.de” hin und her schalten. 

Ich könnte auch eine Shared Mailbox für diesen Zweck benutzen, siehe Einrichten einer Shared Mailbox. Der Unterschied zwischen SharedMailbox und Verteilerliste ist (unter vielem Anderem): eine Mail, die man an eine SharedMailbox schickt landet in diesem gemeinsamen Postfach, die “Mitglieder” einer SharedMailbox haben alle Zugriff auf diese eine Mail im gemeinsamen (Shared-) Postfach. Mails die man jedoch an eine Verteilergruppe schickt landen dagegen direkt im Postfach des Mitglieds (bei mehreren Mitglidern erhält jeder eine eigene Kopie).

Für mich der wichtigste Unterschied ist jedoch: mit Smartphones, Tabletts & Co kommt man in der Regel nicht in die SharedMailbox, das ist etwas lästig. Die Verteilergruppe hat das Problem nicht, dort landen die eingehenden Mails ja direkt im Benutzerpostfach, dass ich auch am Smartphone abrufen kann..

Ans Werk, so richtet man das ein:

Schritt 1: Wir suchen das ECP Exchange Control Panel

In den aktuellen Tarifen hat Microsoft nun den Link in die Exchange Verwaltungskonsole wieder einheitlich platziert:

office365-ecp-aufrufen

 

Wenn der Link doch fehlen, hier der alte Workaround, wie man ebenfalls ins ECP gelangt:

(1) Wir loggen uns mit einem User, der Administratorrechte und Zugang zu Outlook besitzt, ins Outlook Web Interface ein und ändern dann die angezeigte URL von https://outlook.office365.com/owa/irgendwas.. in https://outlook.office365.com/ecp

 

Schritt 2: in der ECP Exchange Verwaltung angekommen:

Neue Gruppe anlegen

Neue Gruppe anlegen

Hier gehen wir nun auf 1) Empfänger dann 2) Gruppen und klicken auf 3) das + Icon.. Wir wählen “Verteilergruppe” und es öffnet sich ein PopUp Fenster, in dem wir die grundlegenden Angaben für eine Gruppe machen können:

 

Schritt 3: eMail Infos, Besitzer  & Mitglieder

eMail Adresse festlegen

eMail Adresse festlegen

bei 4) geben wir den Namen des Postfachs an, ich hab da wenig Fantasie, meins heißt einfach “Einkauf”.
bei 5) einen beliebigen Alias, ich nennen ihn wieder einkauf..
in Feld 6) kommt der für die eMail Adresse gewünschte Teil links des @ Zeichens rein, in meinem Beispiel ist das eben “einkauf” und
in der DropDown Liste bei 7) wählen wir die gewünschte Domäne aus. In meinem Beispiel also “ganzanderedomäne.de”

Wenn die Domäne da noch nicht aufgeführt ist, dann ist sie noch nicht in der Domänenverwaltung von Office365 verifiziert & hinzugefügt worden.

Jetzt müssen wir noch bestimmen, wer Besitzer und Mitglied der Gruppe sein soll, dazu scrollen wir jetzt etwas weiter runter:

Besitzer und MItglieder angeben

Besitzer und MItglieder angeben

Bei 8) geben wir nun den Besitzer (= Verwalter) der Gruppe an. Ich nehm da immer den Administrator dazu, im Zweifel will ich nicht, das meine Benutzer da groß rumfummeln können.
Das Feld (9) kreuzt man an, wenn der Besitzer auch gleichzeitig Mitglied (also auch Empfänger) sein soll.
Bei 10) tragen wir nun den Herrn Muster als Mitglied ein.

Die restlichen Optionen sind erst mal egal. Ihr könnt mir Speichern raus.

Schritt 4: Gruppe nochmal editieren für weitere Einstellungen

Wichtig ist, ihr müsst diese neue Gruppe jetzt gleich wieder editieren, also die Gruppe anklicken und aufs Bleisiftsymbol klicken:

.. und gleich wieder editieren

.. und gleich wieder editieren

jetzt haben wir nämlich plötzlich viel mehr Einstellungen und da müssen wir nun die Zustellungsoptionen umstellen, damit man auch von extern an diese Gruppe eMails schicken kann:

Zustellung von Extern erlauben

Zustellung von Extern erlauben

und zu guter letzt müssen wir nun dem Max Muster in der Gruppendelegierung das SendenAls Recht geben:

SendenAls für den Herrn Muster erlauben

SendenAls für den Herrn Muster erlauben

und mit Speichern dann wieder raus.

Fertig!

Paar Gedanken dazu:

  • das muss nicht unbedigt eine 2. “ganzanderedomäne.de” sein, das kann selbstverständlich auch einfach nur eine weitere eMailadresse unter der selben @meinedomäne.de sein. Ich wollte nur zeigen, dass es auch domänenübergreifend funktioniern kann, solang alle Domänen in Office365 verifiziert wurden.
  • ob Ihr nun in Schritt 3 den Admin als Besitzer einträgt oder gleich den Herrn Muster ist nun “gehupft wie gesprungen”.  Setzt halt bei (9) das Häkchen, entsprechend wie ihrs braucht.
  • Ihr könnte auch mehrere Mitglieder hinzufügen, dann bekommt jedes Mitglied der Gruppe eine eigene Kopie der eingegangen Nachricht.
  • Es kann schonmal 1-2 Stunden dauern, bis so eine neu eingerichtete Verteilergruppe aktiv wird. Notfalls also ein bissl warten.

SendAs Adresse in OWA Outlook Webaccess nutzen:

SendAs Adresse in Outlook Desktop nutzen:

  • Wenn bei Euch im Outlook Das “Von:” Feld nicht gleich angezeigt wird, das kann man in den Optionen von Outlook ein- und ausschalten.
  • Es kann sein, dass ihr das allererste Mal, wenn ihr die abweichende Von: Adresse verwenden wollt, die Adresse (also hier einkauf@ganzanderedomäne.de von Hand eintippen müsst.. Beim nächsten Mal sollte sie dann gleich dastehen.

outlook-von-Feld

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7 responses so far

7 Responses to “Office365: Verteilergruppe mit SendAs Berechtigung einrichten (06/2015)”

  1. Sebastianon 03 Feb 2014 at 22:03

    Hallo

    Vielen Dank für die tolle Erläuterung. Habe alles so ausgeführt. Funktioniert alles.
    Jedoch stehe ich noch vor foplgendem Problem.

    Wie kann ich es einstellen, das ich beim antworten einer E-Mail IMMER automatisch mit der E-Mail Adresse antworte an welche die Mail geschickt wurde.

    Wenn ich auf antworten klicke ist bei von: immer meine Starndard E-Mail adresse hinterlegt. Und ich müsste manuel auf die entsprechende wechseln.

    Gruss
    Sebastian

  2. adminon 08 Feb 2014 at 13:01

    Sebastian,

    für dieses Problem hab ich leider keine Lösung. Du könntest es höchstens mal anstelle der Verteilergruppe mit einer SharedMailbox versuchen. Sorry!

  3. Torstenon 21 Mar 2014 at 15:40

    Hallo Stephan,

    im OWA kann ich den alternativen Absender einsetzen, unter Android und iOS nicht. Gibt es dafür eine Lösung?

    Gruß, Torsten

  4. adminon 22 Mar 2014 at 13:04

    Torsten,

    die iOS Outlook App kann es. Android muss ich morgen meinen Kollegen fragen

  5. Maikon 06 Jan 2015 at 15:43

    Ich bekomme im OWA die Verteilergruppe nicht angezeigt. In Outlook 2013 schon.

    Was muss ich noch machen?

    Gruß
    Maik

  6. Henrikon 05 Jan 2016 at 18:40

    Funktioniert das ganze auch mit Outlook für Mac? Version 15.17.1? Weiß jemand ob das hier mein hier geschildertes Problem löst?

    https://community.office365.com/de-de/f/111/t/425289

    Vielen Dank!

  7. Henrikon 06 Jan 2016 at 16:11

    Für alle Mitlesenden:

    https://community.office365.com/en-us/f/153/t/309687

    Also funktioniert das ganze mit Outlook for Mac (Version 15.17.1) aktuell nicht … ;-(

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