Apr 27 2013

Office365: Shared Mailbox – freigegebenes Gruppenpostfach einrichten (2014)

veröffentlicht in Kategorie Office365  

In der aktuellen Version Wave 15 “blau” von Office365 können Shared Mailboxen (oder zu Deutsch freigegebene Gruppenpostfächer) direkt im Admin-Webinterface, konkrekt der Exchange Verwaltungskonsole ECP angelegt und verwaltet werden, der umständliche Griff zur Powershell entfällt komplett. Hier also eine bebilderte Anleitung, wie das geht:

Shared Mailboxen sind tierisch praktisch, gerade wenn mehrere Leute gemeinsam das eMailaufkommen einer Adresse, z.b. support@meinefirma.de abarbeiten wollen, oder wenn gemeinsame Kalender genutzt werden sollen. Man kann eine SharedMailbox auch dazu misbrauchen, um eine weitere Absender eMailadresse zu seinem Postfach hinzuzubasteln und das beste an den Shared Mailboxen ist: sie benötigen keine Nutzerlizenz, sind also kostenfrei. Bislang, vor dem blauen “Wave” AdminInterface von Office365 mussten Shared Mailboxen über die Powershell eingerichtet werden, die gute alte Powershell hat allerdings schon so manchen Nutzer zur Verzweiflung getrieben, daher freue ich mich riesig über die neue, vereinfachte Verwaltung hier mit Wave15 “blau”.

Ans Werk:

Zunächst Öffnen wir das ECP, dazu loggen wir uns mit einem Administrator im Office365 Portal ein und wählen in den Business & Enterprise Tarifen aus dem Administrator Menü (1) den Punkt “Exchange” (2)..

shared-mailbox-e-schritt1

ECP Exchange Verwaltung aufrufgen in Mittlere, E- und große Unternehmenstarifen

Im alten SmallBusiness Plan fehlt jedoch der Menüpunkt (2), also müssen wir uns da mit folgendem Workaround behelfen

(1) Wir loggen uns mit einem User, der Administratorrechte und Zugang zu Outlook besitzt, ins Outlook Web Interface ein und ändern dann die angezeigte URL:

office365-owa-url

(2) Die rot markierte URL ändern wir von https://outlook.office365.com/owa/irgendwas.. zu https://outlook.office365.com/ecp  .
Damit gelangen wir zu dem im Admin Menü von Microsoft vergessenen ECP – Exchange Control Panel:

office365-ecp-url

Wie auch immer: auf einem dieser zwei Wege gelangen wir zum  ECP – Exchange Control Panel, oder auf Deutsch:  das Exchange Admin Center:

… im ECP Exchange Verwaltung angekommen:

shared-mailbox-e-schritt2

.. kicken wir links im Menü auf (3) Empfänger. Dort klicken wir (4) Freigegeben an und dann auf das Plus bei (5). Es öffnet sich das “Neues freigegebene Postfach”-Fenster:

shared-mailbox-e-schritt3

 

Bei (6) geben wir dem Postfach nun einen Namen, ich mags kurz, das Postfach soll support heissen.

Bei Punkt (7) geben wir nun den gewünschten Teil der eMail Adresse, die von diesem Postfach benutzt werden soll. In meinem Beispiel also support

Bei Punkt (8) wählen wir nun die gewünschte Domäne aus, ich nehm meinefirma.de. Damit erhält meine Shared Mailbox also die eMail Adresse support@meinefirma.de

Eine Shared Mailbox macht nur Sinn, wenn man mindestens einen Benutzer damit verknüpft, also klicken wir bei Punkt (9) und Punkt (10) und wählen die Benutzer aus, die auf die Shared Mailbox zugreifen und in deren Namen eMails versenden können sollen. Die Herren Mustermann und Beispiel haben also Vollzugriff und SendenAls Bereichtigung.

.. und das wars auch schon. Mit Klick auf (11) Speichern wird die Shared Mailbox eingerichtet und in ein paar Stunden sollte das Ganze funktionieren.

Wie greife ich nun auf dieses freigegebene Gruppenpostfach zu?

In Outlook fügen Sie das Gruppenpostfach/Shared Mailbox nicht als eigenes Konto hinzu (das geht nicht, ein Gruppenpostfach hat kein eigenes Login) sondern über Konto bearbeiten > Erweitert > Zusätzlich diese Postfächer öffnen.

Im OWA Outlook Web Access Interface schaltet man über den Menüpunkt “Anderes Postfach öffnen” im Menü rechts oben im Eck auf die Shared Mailbox um:

postfach-wechseln-1

Klick auf den Namen (1) und Weiteres Postfach öffnen (2)

 

postfach-wechseln-2

bei (3) die Kennung (siehe #7 oben) eintippen und Öffnen

 

 Noch ein paar Gedanken dazu:

  • Keine Sicherheitsgruppe mehr?
    Doch, es ist auch weiterhin möglich, eine Sicherheitsgruppe als “Nutzer” – also eine zuvor erstellte Liste von Berechtigten in Schritt (9) und (10) anzugeben, allerdings seh ich jetzt dank der bequemen Verwaltung direct im ECP den Vorteil nimmer.. aber wers mag, kann gerne, die Verwaltung der Sicherheitsgruppen findet ihr ebenfalls im ECP.
  • SharedMailbox mit Weiterleitungsregel geht nimmer (bei mir)
    Was bei mir nicht mehr funktioniert ist, der SharedMailbox eine eMail Weiterleitungsregel mit zu geben. Weiss nicht, ob es an mir liegt oder ob das generell kassiert wurde, letztendlich ist das auch nicht der Sinn der SharedMailbox, wer diese Funktionalität sucht, kann sich mit einer Verteilerliste mit SendAs Recht behelfen, ist ebenfalls einfach im ECP zu verwalten und macht für dieses Anwendungsszenario wohl auch mehr Sinn. Oder Ihr versucht es über die Powershell..
  • Mehr Konfigurationsoptionen mit der Powershell
    Die Erstellung per Powershell erlaubt eine noch etwas feiner Konfiguration, z.b. kann dort der AutoMapping Parameter sowie die Mailboxgröße noch definiert werden. (Shared Mailboxen konnten bislang nur 5GB Kapazität haben, dieses Limit wurde inzwischen seitens MS gelockert und wird sukzessive auf 25GB erhöht.. Versuch macht kluch, ob Euer Konto schon umgestellt wurde..). In der alten Anleitung zur Erstellung von Shared Mailboxen ist der Weg per Powershell beschrieben, dass ist auch heute noch gültig. Diese Parameter können allerdings dann auch nachträglich noch mit der Powershell umgestellt werden.
  • Ich hab alles genau so gemacht, aber es geht nichts.
    Haben Sie lange genug gewartet? Solche Änderungen dauern bei Office 365 mehrere Stunden, bis diese wirklich aktiv werden. Ich habe neulich geschlagene 4 Stunden warten müssen, bis es dann wirklich funktioniert hatte. Zum Teil funktioniert es bei einem, zwei Nutzer auch mal innerhalb weniger Minuten und beim nächsten Nutzer in der selben Gruppe/in der selben Sitzung angelegt dauerts dann 3-4 Stunden länger. Im OWA klappts meist schneller als im Outlook.
  • In meinem iPhone/iPad kann ich nicht auf das freigegebene Gruppenpostfach/Kalender/etc. zugreifen.
    Das ist leider richtig, das funktioniert erst mal nicht. Grund dafür ist eine unvollständige ActiveSync Implementierung in iOS.  Ein Workaround wird hier vorgestellt: http://community.office365.com/en-us/forums/158/t/83204.aspx . Ich empfehle für iOS: http://www.skyfillers.com/de/entwicklung/apps/colup.html
  • Gesendete Mails landen im falschen Ordner?
    RegEdit starten und zu folgendem Schlüssel gehen: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Preferences
    (Hinweis: xx.0 ersetzen mit 15.0 für Outlook 2013, 14.0 für Outlook 2010, 12.0 für Outlook 2007, und 11.0 für Outlook 2003. Also für Outlook 2013 ist es korrekt: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences)
    Darin den Eintrag DelegateSentItemsStyle  wählen bzw. falls nicht vorhanden erstellen und den gewünschten Wert setzen:

    • 0 (also die Ziffer Null) = gesendete Mails landem im persönlichen Gesendet Ordner
    • 1 = gesendete Mails landen im Gesendet Ordner der SharedMailbox.

.

17 responses so far

17 Responses to “Office365: Shared Mailbox – freigegebenes Gruppenpostfach einrichten (2014)”

  1. Daniel Melanchthon [MSFT]on 17 Jun 2013 at 00:29

    Kurzes Feedback von meiner Seite: Der Sinn, Gruppen zur Berechtigungsvergabe zu nutzen, ist der, dass man damit einen besseren Überblick und einen komfortablere Steuerung hat. Bei ein bis fünf Benutzer mag man glauben, dass Gruppen Overkill sind. Sobald aber ein wenig Zeit vergangen istm wird man merken, dass das ganz schnell in Turnschuhadministration ausartet. Mit einem guten Gruppenkonzept hat man auch immer gleich einen Überblick, wer worauf Zugriff hat.
    Weiterhin werden bei Exchange und damit auch bei Office 365 viele Dinge in einen Cache zwischengespeichert. Dazu gehören auch Berechtigungen. Daher dauert das auch manchmal länger, wie Du schon bemerkt hast. Wenn Du eine Gruppe nutzt, funktioniert das schneller.
    Have fun!
    Daniel

  2. Florian Pürneron 29 Jun 2013 at 13:38

    Aus 2 Gründen verwende ich die Shared Mailboxes nicht.

    Man kann in Outlook keine automatische Signatur zuweisen. Wenn man also auf eine Mail in der Shared Mailbox antworte, steht nicht automatisch die korrekte Signatur drunter.

    Antworten landen nicht in den “Gesendenten Objekten” in der Shared Mailbox, sondern in den privaten “Gesendeten Objekten”. Es gibt zwar einen PowerShell Befehl (Set-MailboxSentItemsConfiguration ), der dieses Verhalten beinflußen kann, aber der ist lt. Microsoft buggy. Ausgerechnet die Option “from” funktioniert nicht.

    Wobei ich den zweiten Punkt mit einem “on premises” Exchange 2010 herausgefunden habe. Kann sein, dass das mit Office 365 Wave15 jetzt funktioniert.

    Florian

  3. adminon 29 Jun 2013 at 18:46

    Florian,

    hast Du nen E-Tarif? Eventuell da mal die Transport Rules testen.

    Bzgl. Set-MailboxSentItemsConfiguration, das werd ich morgen mal in Wave15 testen, wäre schön wenn das klappt..

  4. adminon 03 Jan 2014 at 06:24

    Aktualisiert, das ECP ist neuerdings meist direkt über https://outlook.office365.com/ecp aufrufbar..

  5. Sascha Klemzon 20 Apr 2014 at 19:20

    Gesendete Mails landen im falschen Ordner?

    Hat jemand eine Idee wie ich das bei Outlook 2011 für Mac ändern kann?

    Gruß

  6. adminon 20 Apr 2014 at 19:22

    Sascha,

    leider nein, aber ich werd Mittwoch mal rumtelefonieren, obs da was gibt. Melde mich dann..

  7. Sascha Klemzon 20 Apr 2014 at 19:23

    Danke

  8. adminon 30 Apr 2014 at 02:38

    Sascha,

    bzgl. Outlook Mac konnte ich nur folgenden Link auf die Knowledgebase bekommen, ob der dort angegebene Workaround was hilft, kann ich mangels Mac leider nicht testen.

    https://support.microsoft.com/kb/2928846

  9. Sascha Klemzon 30 Apr 2014 at 21:34

    Hallo Stephan,

    vielen Dank für Deine Nachricht.

    Leider brachte die beschriebene Vorgehensweise aus dem KB keinen Erfolg.

    Hoffe mal das MS da bald eine Lösung für findet.

    Gruß

  10. Michael Rohweron 01 Aug 2015 at 09:51

    Hallo,

    kann man denn über Outlook auf die Gruppenpostfächer zugreifen?

    Gibt es mittlerweile eine Lösung dafür, dass die gesendeten Mails auch im Gruppenpostfach gesendete Mails erscheinen?

    Es wird dann Outlook 2013 benutzt.

  11. Daniel Melanchthon [MSFT]on 01 Aug 2015 at 10:09

    Ja, klar. Die Gruppenpostfächer werden per Automapping automatisch in Outlook als zusätzliche Postfächer eingerichtet. Die Mails, die man über das Gruppenpostfach versendet, können auch dort gespeichert werden. Stichwort: DelegateSentItemsStyle. Siehe https://support.microsoft.com/en-us/kb/2843677 und http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2015/03/03/want-more-control-over-sent-items-when-using-shared-mailboxes.aspx

  12. Florian Pürneron 01 Aug 2015 at 12:25

    Hallo Michael,

    klar geht das. Funktioniert gut! Ich habe das vor einiger Zeit mal in meinem Blog beschrieben: http://blog.kopfteam.de/?p=1171

  13. michaelon 02 Aug 2015 at 10:59

    Hallo,

    ich habe ein freigegebenes Postfach erstellt. Dieses funktioniert auch wunderbar.
    Um auf das Beispiel oben zurückzukommen:
    support@domain.de

    Nun habe ich aber mehrere Support Bereiche in unserer Firma und wollte die alle über das freigegeben Postfach laufen lassen.
    Somit habe ich noch
    support_geräte_1@domain.de und
    support_geräte_2@domain.de

    als Mailadresse hinzugefügt.
    Diese Mailadresse erhalten auch Mails und das klappt wunderbar.
    Jetzt ist es aber in bestimmten Fällen nötig – das vereinzelt Mails die über support_geräte_1@domain.de hereinkommen auch mit dieser Mailadresse beantwortet werden müssen…

    Dies bekomme ich nicht hin – als Standartantwortadresse ist support@domain.de gewählt. – ich habe nirgends die Möglichkeit – die beiden zusätzlich zugefügten Mailadressen auszuwählen und damit dann zu beantworten.

    Ist dies nicht möglich? Oder gibt es einen Trick?

  14. adminon 02 Aug 2015 at 11:02

    Wenn du das “Senden Als”-Recht erteilt hast, kannnst du in Outlook (Desktop) oder auch im OWA im Von: Feld dann die Adresse auswählen. Das allererste Mal musst du die Adresse aber von Hand eintippen, da steht sie noch nicht in der Liste…

  15. michaelon 02 Aug 2015 at 11:15

    Hey – erst mal danke für diesen super Support!

    wo erstelle ich das senden als “Recht”?
    und wieso gelangen die vom dem freigegebenen Postfach versendeten Mails immer in den gesendete Elementen Ordner vom Hauptpostfach und nicht vom dem des freigegebenen Postfach?

  16. adminon 02 Aug 2015 at 11:34

    Wie du das Senden Als Recht vergibst steht da oben in der Anleitung, da steht dein Dickes rotes Punkt 10 daneben, in diesem Bildschirmfoto haben Max Mustermann und Hans Beispiel jeweils Senden Als Rechte.

    Das mit den gesendeten Elementen hat Florian und Daniel direkt über deiner Frage schon beantwortet, klick mal auf die Links von denen.

  17. Daniel Melanchthon [MSFT]on 02 Aug 2015 at 12:46

    Das würde ich mit Verteilerlisten zusätzlich zum freigegebenen Postfach lösen: http://blogs.technet.com/b/dmelanchthon/archive/2013/07/12/mit-einer-anderen-e-mail-adresse-senden-verteilerlisten-in-office-365.aspx

    Einfach support_geräte_1@domain.de und support_geräte_2@domain.de als Verteilerlisten anlegen und als Mitglied das freigegebene Postfach support@domain.de eintragen. Vorher natürlich diese Adressen dem Support-Postfach wegnehmen. Über Senden als-Rechte auf den Verteilerlisten kannst Du dann in Outlook und OWA die gewünschte Absenderadresse über das Von:-Feld eintragen.

    Oder Du legst für support_geräte_1@domain.de und support_geräte_2@domain.de jeweils eigene freigegebene Postfächer an. Dann hast Du auch die Mails thematisch separiert.

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