Nov 26 2012

Ein Jahr Office365 – eine Success Story

veröffentlicht in Kategorie Office365  

Wie, Du willst doch nicht ernsthaft mit Deinen ganzen Daten “in die Cloud” umziehen? – das war noch eine der eher positiveren Reaktionen im Umfeld, als ich zu Beginn der Office365 Betaphase vor etwas über einem Jahr sagte: Ja, das mit dem gehosteten Online Office, das will ich jetzt mal ausprobieren”. Zeit für einen ersten Rückblick..

Es boomt der Mobilgeräte Markt: Smartphones (ob nun Windows Phone, iOS oder Android) für Unterwegs, ein Tablet und / oder Notebook im Wohnzimmer parallel zum DesktopPC im (häuslichen)  Arbeitszimmer und dem Arbeitsplatzrechner im Büro / zum Büro umfunktionierten Keller: eMail, Kontakte, Aufgaben und Notizen, die will man überall synchron haben, mit möglichst wenig Aufwand.

Mit einem einfachen POP3 Konto ist so eine Vielfalt an Geräten nicht mehr vernünftig zu handeln, das für den Mehrgeräte-Betrieb praktischere IMAP Protokoll kann “nur eMails”, aber keine Kontakte oder To-Dos/Aufgabenlisten. Ich erinnere mich mit einem leichten Schaudern an die Nächte, die ich mir um die Ohren geschlagen habe, um PST Dateien auf 3 Rechnern irgendwie gegenseitig aktualisiert zu bekommen und die vielen Fehlschläge, bis das halbwegs lief. Dann das tägliche Smartphone an den PC anstöpseln, damit auch da der Datenbestand aktuell ist. Datenkonflikte, doppelte Einträge, 5-mal den selben Spam aus dem Postfach löschen, 3-mal die selbe eMail als gelesen markieren, weil der “gelesen” Zustand nicht synchronisiert wird. Das übliche halt.

Machen wirs kurz:

Sobald man mehr als einen Rechner benutzt und seine “Outlook-Daten” synchron haben will, kommt bei dem einen oder anderen dann doch der Wunsch nach was leistungsfähigerem, bequemeren auf.. Professionelle Server Technologie würde helfen.. Microsoft Exchange Server ist so ein Server..

Mit meinem Office365 Exchange synchronisiert sich mein gesamter Outlook Datenbestand zuverlässig, völlig transparent im Hintergrund, “over-the-air” ohne das ich noch irgendwas dazu tun müsste.  Am PC schnell ne Telefonnummer ins Outlook getippt, ist auch das iPhone sofort aktualisiert, selbst wenn ichs wieder mal im Büro liegen lassen hab. Eine eMail auf der Couch mit dem iPad im Wohnzimmer gelesen ist im selben Moment auch aufm DesktopPC im Arbeitszimmer gelesen. Zugriff auf alle meine Daten, immer synchron, von beliebig vielen Endgeräten, ohne Kabel, ohne Fummeln, das bringt mir persönlich ein Exchange Server, so wie er auch in Office365 enthalten ist.

Aber einen eigenen Exchange Server in den privaten Keller oder in unser kleines Büro (2,5-Seelen Mini-Firma) zu stellen, davor hat es mir immer gegraut. Aus eigener Erfahrung weiß ich: so ein Exchange Server ist zwar schnell installiert, aber dabei bleibt es nicht: er will auch gemanaged und gewartet werden, sollte 24×7 laufen (kostet Strom – und nen dediziert dafür abgestellten Rechner) ne vernünftige Internetleitung, muss geschützt und regelmäßig gesichert werden. Was das Zeit braucht und was das kostet, das kenne ich schon, damit kommt der eine oder anderen Euro jeden Monat in unsere Kassen. Für unser Kleinstbetrieb oder gar zuhause,  wo ich mich selbst mit rumschlagen müsste, wollte ich mir das nicht antun.

Exchange und die ganzen Windows Server, das ist doch nur was für Betriebe, die dafür jemand inhouse haben, oder zumindest die Zeit und Lust, sich damit zu beschäftigen oder das Geld, um jemand externen damit zu beauftragen.

Dieses (Vor-)urteil ist sicher nicht ganz verkehrt, die Serverwelt von Microsoft verwirrt und selbst als antikes “Heimcomputer-Fossil” bringt mich die Microsoft Server Welt noch gelegentlich an den Rand der Verzweiflung. Irgendwie ist die Microsoft Server Welt ein eigenes Universum für sich, mit unbekannten Begriffen & Bezeichnungen, schlecht (automatisch) übersetzten Knowledgebase Einträgen und vielen Stunden in Google, uh sorry, ich meinte natürlich Bing zur Recherche. Wie soll sich da ein reiner “PC-Benutzer” damit zurecht finden? Gar noch einer, der sich mit PCs nur auseinandersetzt, weil er es eben muss – aber keine Freude daran hat?

Die Features und die Annehmlichkeiten eines eigenen Exchange Server – ohne den ganzen Trouble drum herum, das wärs!

Und genau das ist Office365.. Mein eigener Exchange Server, der einen kleinen monatlichen Mietpreis kostet (ab 4,65 Euro im Monat) ohne irgendwelche versteckten Zusatz- oder Folgekosten durch Wartung, Hardware, etc.  Der wird komplett von Microsoft gemanaged, da muss ich kein Finger krumm machen für, keine Gedanken an Updates, Patches, Sicherheits-Fixes oder Wartung, ich muss nicht mal Backups machen. Kost mich keinen Pfennig Strom und wenn was kaputt ist, kümmert sich jemand drum, der ne Ahnung von sowas hat.. Der Satz “Sollte damit das Problem nicht gelöst sein  fragen Sie Ihren Systemadministrator” ist immer dann besonders lustig, wenn ausser einem selber kein anderer da ist, auf den die Beschreibung passen könnte.. 

Office365 war/ist immer noch ein Preisbrecher

Ja, es gab gehostete Exchange Server zur Miete auch schon vor Office365, das BPOS Angebot von Microsoft z.B., oder aber die Hosted Exchange Lösung einiger großer Internet Provider.. (die hatte ich auch alle durchprobiert). Warum ich letztendlich bei Office365 gelandet bin? Nun, ganz einfach, weils ein Preisbrecher war und noch ist.. Hosted Exchange kostete sonst gerne mal 15,- Euro im Monat pro Nase, bei Office365 gibts zum halben Preis dann gleich noch das eigene Sharepoint oben drauf, keine Mindestabnahme (daran krankte der Vorgänger BPOS meiner Meinung nach – oder zumindest deswegen konnte ich es nur sehr sporadisch an den Mann sprich Kunden bringen), als Bonus gibts stets die neueste Version von Exchange / Sharepoint Server (und nicht die alte, weniger leistungsfähige Vorgängerversionen wie bei der Konkurrenz) noch oben drauf. Aber machen wir keinen Hehl draus, hauptsächlich der Preis war ausschlaggebend. Für 3,90 netto (Exchange Online Plan 1) im Monat kann ich keinen eigenen Mailserver, geschweige denn einen Exchangeserver betreiben. 

Mit dem, was Microsoft so gerne als “Kleine- und Mittlere Unternehmen” bezeichnet und mit den “Enterprise Kunden” hab ich in der Regel nicht viel zu tun, es kommt schon mal vor – auch unter “meinen” Office365 Nutzern sind ein paar. Entsprechend ist die große Welt der Enterprise oder Mittelstands-IT  eigentlich nicht meine Welt. Ich & meine Kunden haben überwiegend das Budget für die “professionellen IT Geschichten da draußen” gar nicht, da sind 5 Euro mehr oder weniger im Monat oft entscheidend. Und auch da passt Office365 eben gut ins Konzept.

In Zeiten, wo man 1000 POP3/iMAP Postfächer gratis hinterhergeworfen bekommt, erscheint Vielen der Gedanke für Exchange überhaupt irgendwas bezahlen zu sollen schon  abwegig – zumindest bis die das dann mal in Aktion gesehen oder gar mal den 30 Tage den Test gemacht haben. Und es ist ja nicht nur das Outlook (“PIM Daten”)  synchronisieren: Funktion wie Gruppenpostfächer, freigegebene Kalender nebst Terminabstimmung, Abwesenheitsnotizen, und je nach Tarifpaket professioneller eMailvirus- & Spamschutz ohne Wartungsaufwand,  eine leistungsfähige Plattform zum Daten-/Dateiaustausch, Collaboration und Kommunikation, inkl. (abschottbares) Messenger-System und recht nützliche WebApps für Office Dateien und mit OWA ein exzellentes Webmail Interface kommt ja je nach Tarif noch dazu.

 

1 Jahr Office 365..

  • Für mich Privat habe ich seit Beta Zeiten 2 Lizenzen im P1 Tarif abonniert, eine für mich, eine für meine Frau.. kostet zusammen monatlich um die 17,- Euro inkl. Domäne, Hoster, etc.
  • Für unseren Kleinstbetrieb nutzen wir 2* E3 Abo, weil da ein Telefonsupport mit drin ist, und verschlüsselte Kommunikation mit Sharepoint und vor allem: stets die aktuelle Version von Office Professional Plus für bis zu 5 PCs pro Lizenz. Das ist letztendlich preislich durchaus attraktiv, auch wenn es sich auf den ersten Blick etwas teuer anhört, vor allem, weil sich die 5 Rechner Lizenzen für uns echt rechnen: Jeder hat hier mit mindestens 1 Notebook, Büro-PC, PC zuhause, also mindestens 3 Rechner am Start –  das als Kaufsoftware wenn mans korrekt lizensiert ist nicht viel billiger. Und dann noch 3 Kiosklizenzen  für unsere “Aushilfen”. Stolze ~ 50,- Euro im Monat zusammen kostet meine Firma dieses “große Office365”, für die es allerdings meiner Meinung auch beachtlichen Gegenwert gibt…
  • Meine Kunden sind überwiegend kleinste Betriebe, 2-5 Mann, oder auch Ein-Mann-Firmen, Selbständige, zum Teil sogar einfach nur nur Privatpersonen. Denen empfehle in der Regel die Exchange Online P1 Tarife oder die kleinen E-Tarife..  zu meinen “Office365” Leuten zählen überwiegend P1, ExchangeOnline & E1/2 Tarife.
 

Zuverlässigkeit, Bugs & Kritik :

 
Bis auf einen einzigen Ausfall in den ersten Wochen des regulären Betriebs hat keiner meiner Kunden jemals Ausfälle zu beklagen gehabt, es gab keine Datenverluste, keine unverhofften Probleme im Betrieb, kein einziges.  Die Installation ist sicherlich kein Kinderspiel, wenn es Probleme mit Office365 gab, dann fielen die immer in diese “Einrichtungsphase” – aber dafür gibt es ja Abo-Partner wie mich, die gerne und ohne Zusatzkosten helfen. Office365 zeigte sich als absolut zuverlässig und stabil.
 
Vielleicht bin ich ja etwas naiv, ich sehe “die Cloud” und “Hosted Lösungen”, “Saas – Software as a Service”, oder welches komische Buzzwort man auch immer benutzen will, als Chance und nicht als Bedrohung (auch als Chance, kostengünstig in den Genuss eben solcher Software zu kommen). Durch die in der EU angesiedelten Office365 Server sehe ich auch was Datenschutz angeht eigentlich keine Bedenken und vertraue da auf Microsoft, mehr kann ich auch nicht tun, denn “IANAL” – ein Anwalt bin ich nicht. Ich hab zumindest ein gutes Gefühl bei Office365. Und auch wenn sich der Spruch meines – MS certified xy und MS Schlagmichtod und nochmal so ein teurer Zettel – Bruders (der wirkliche Admin hier der mir ab und an mal aushelfen muss.. ):  “Na, wurd’ dei Cloud scho geklaut?” so hübsch reimt: mir ist bis jetzt noch nix weggekommen, im Gegenteil. Seitdem ich auf Office365 meine Daten hab, schlafe ich wesentlich ruhiger als vorher, als ich noch meine PSTs auf ZIP, Jazz, dann REV und BluRays gesichert hab, weil mir ein ordentlicher Streamer zu teuer war. Und irgendwann krieg ich den und seinen Brötchengeber auch noch in die Cloud, wollen wir wetten? Wenn er wieder nachts um Drei ins Büro fahren muss, muss sowas doch echt an einem nagen.. ;-)
 
Ihr mögt jetzt sagen: hier singt ein möglicherweise bezahlter MS Fanboy das übliche Loblied auf den Softwareriesen aus Redmond. So unrecht habt ihr da nicht, ich lobe Office365 wo ich nur kann, denn Office365 hat mich überzeugt. Ich will es nicht mehr missen, ich werde nie mehr zu einem POP3/IMAP Konto zurückkehren können. Und da bin ich wohl nicht alleine, nur sehr wenige Office365 Nutzer aus meinem Umfeld haben sich entschlossen, Ihr Abo wieder zu beenden und Office365 den Rücken zu kehren.
 
Ja, es gibt ärgerliche Einschränkungen und auch den einen oder anderen Bug, die auch trotz mehrere Updates seit dem ersten Release noch nicht nicht alle getilgt sind, aber im großen und Ganzen hat sich Office365 bewährt. Kritikpunkte, die mir aktuell unter den Nägeln brennen:
 
  • Die Konfigurationsmöglichkeiten im etwas arg verstreuten Admin Webinterface gehen noch nicht weit genug, und noch zu oft muss man zur “PC-Anwender”-feindlichen Powershell greifen. Hier sollte MS dringend weiter dran arbeiten, die Verwaltung des Abo über das Admin Webinterface glatt zu ziehen.
  • In Exchange ist mein Hauptärgernis die eingeschränkte (in P1 überhaupt nicht vorhandene) Konfigurationsmöglichkeit der Spamfilter. Das ist nicht zeitgemäß!  Unschön auch die Beschränkung auf 1 Absender-eMail pro lizenziertem Postfach. das hat das “Geschmäckle” von Geldmacherei und ist meinen budgetbewussten Kunden ein arger Dorn im Auge.
  • Kritik habe ich auch an Lync, das ist in “meinem Umfeld” eher uninteressant, mein Umfeld nutzt Skype und hat für Lync keine Verwendung  Keiner meine Kommunikationspartner möchte es nutzen, inzwischen logge ich mich auch nicht mehr ein. Lync ist für mich defakto zum heutigen Zeitpunkt unnütz.
  • Auch Sharepoint stehe ich für mein “Umfeld” heute eher skeptisch gegenüber. Ich halte Sharepoint für einen Baukausten, mit dem man sich tolle Sachen bauen kann, wenn man das KnowHow, Zeit und die Lust dazu hat. Mein Kundenkreis/Umfeld ist weniger an einem Baukasten interessiert, es sucht fertige Lösungen, auch von dem her tendiere ich heute eher dazu, Exchange Online P1 Tarif, also rein nur Exchange, zu empfehlen. Das Sharepoint hat für den Großteil meiner Leute eben nicht die erhoffte Lösung gebracht: zu kompliziert, zuviel Basteln notwendig. Sharepoint ist ein Tool für Sharepoint erfahrene Nutzer, nicht für mein “Kundenkreis”. 
  • Der im P1 Tarif enthaltene Hompagebaukasten ist nicht leistungsfähig genug, um eine zeitgemäße, funktionelle Homepage zu erstellen. Mein Rat an die P1 Kunden ist daher konsequent: lasst die Homepage bei Eurem Hoster, nutzt Euer Sharepoint nur als Ergänzung, ein Extranet parallel zur “normalen” Homepage. Für mehr wie eine Webvisitenkarte taugt das nicht, nicht ohne viel Arbeit am Baukasten vorbei reinzustecken.
  • Der P1 Tarif ist zu unflexibel, auch in P1 sollten vergünstige Tarifvarianten wie z.b. nur Exchange möglich sein.
 
Microsoft hat jedoch in zahlreichen Updates bewiesen, dass die Plattform (sowohl Sharepoint als auch Office365 als Ganzes) stetig weiter entwickelt wird. In der Tat stehen wir kurz vor einem weiteren großen Versionssprung, die wohl Funktionsumfang und hoffentlich auch Komfort nochmal einen weiteren großen Schritt nach vorne bringen wird. Als Abonnenten profitieren wir automatisch von diesen Weiterentwicklungen, das ist ja auch einer der Pluspunkte an einem Abomodell. Aber dazu später in einem neuen Blogpost mehr..
 

Bei der Gelegenheit möchte ich auch mal Danke sagen..

  • An alle Leser & Kommentatoren die mein kleines verqueeres Blog hier so fleissig besuchen, sei es wegen Office365, wegen der Dampfgeräte oder was auch immer Euch hierher geführt hat. Was mal als Notizbuch für mich gedacht war, scheint in der Tat auch anderen zu helfen, das freut mich ungemein. (Meine berufliche Laufbahn begann ich bei einer kleinen Softwareklitsche im Support auf einem Dienst, der Compuserve genannt wurde, den Helfer-Komplex bin ich nie mehr losgeworden seitdem.. )
  • An die unbekannte(n) Person(en), die mich & mein Blog zum Microsoft MVP nominiert hatte.. Ja, ich wurde im Sommer mit dem Titel “Office365 MVP” geehrt. (Ich muss allerdings zugeben, dass ich mich in der großen Corporate Welt der Microsoft Maschinerie nicht so recht zurecht finde – ich freu mich trotzdem tierisch und mache einfach weiter wie bisher und versuche hier und drüben im Office365 Forum zu helfen, wo ich kann, das ist glaub am Sinnvollsten.. ) 
  • und auch ganz wichtig: an all “meine Office365 Leute”, die mich als ihren Abopartner eingetragen haben und mir so die Möglichkeit geben, auch mit den großen Enterprise Tarifen und den “inneren Supportkreisen bei MS” am Ball zu bleiben, das Blog und inzwischen auch den einen oder anderen Kaffee finanzieren. Vielen Dank und bitte meldet Euch wenn es klemmt, kann doch nicht sein, dass Ihr alle keine Fragen mehr habt.

 

Danke und auf ein interessantes und für uns alle erfolgreiches nächste Jahr mit (oder notfalls ohne) Office365 ;-)

4 responses so far

4 Responses to “Ein Jahr Office365 – eine Success Story”

  1. Ralfon 02 Jul 2015 at 19:42

    Hallo Stephan,

    ich habe seit einiger Zeit überlegt, die Firmendaten und -mails ind die Cloud zu verlegen und habe mich von deinem Blog überzeugen lassen, es mit Office 365 zu versuchen. Ich hab mir einen Testaccount zugelegt und die User und Mails eingerichtet. Hat alles super funktioniert, auch wegen deines Blogs.
    Jetzt wollte ich meine Ordner und Dateien auf OneDrive hochladen und habe festgestellt, dass das so nicht geht! Kann das sein, oder ist mir da irgenwas entgangen? Es scheint so zu sein, dass Ordner mit Inhalt (Unterordner und Dateien) nicht in OneDrive kopieren kann (bei Dropbox etc. ein ganz normaler Vorgang).
    In meiner kleinen Firma haben sich inzwischen ca 35000 Dateien in 6400 Ordnern angesammelt. Wenn ich die alle einzeln übertragen muss, bin ich das nächste Jahr beschäftigt. Bitte sag mir, dass dieser ganz normale Vorgang möglich ist, oder ergänze deinen Beitrag “Success Story” um den entscheidenden Satz: “Für laufende Firmen mit bestehender IT-Infrastruktur absolut nicht zu gebrauchen.

    Liebe Grüße
    Ralf

  2. adminon 02 Jul 2015 at 20:25

    Ralf,

    Versuchs über die Desktop app.. oder https://support.office.com/en-us/article/Video-Copy-or-move-library-files-by-using-Open-with-Explorer-c27bc6f3-7b38-4c29-b947-5d00c7153384

    ABER:

    Du hast ein viel größeres Problem, OneDrive Business hat derzeit noch ein 20.000 Dateien Limit. (Speichern kann es mehr, aber nur 20k im Synch), das soll dann mal “bald” wegfallen… Du müsstest also splitten. Und was Dateinamen angeht ist es dazu noch etwas wählerisch.

    Es lässt sich nicht leugnen, da hinkt Microsoft der Konkurrenz noch böse hinterher.. eventuell wäre für dich eine reine Exchange Lizenz und dazu dann Dropbox interessanter?

  3. Ralfon 02 Jul 2015 at 20:51

    Hallo Stephan,

    danke für die schnelle Antwort. Ich bin ziemlich platt. Von diesen Beschränkungen höre ich zum ersten mal. Abgesehen davon, dass MS diese anscheinend gut versteckt (vielleicht hab ich es auch übersehen), an was für ein Business richtet sich denn “Office bzw. OneDrive Business” und dann noch “Premium”. Unser Geschäft besteht jetzt seit 8 Jahren und hat eigentlich nur 3 Mitarbeiter, die Dateien produzieren. Mit den genannten Beschränkungen kommt ja gerade mal eine mittlere Frittenbude hin.
    Würde mir ein Upgrade auf eine der Enterprise Lizenzen helfen?

    Danke im Voraus,
    Ralf

  4. adminon 02 Jul 2015 at 21:07

    Das Onedrive for Business ist bei allen Business/Enterprise Tarifen gleich, da hilft der Wechsel zu den Enterprise Tarifen nichts. Ohne aufteilen auf mehrere User oder ganz viele Sharepoint Bibliotheken bekommst die Daten derzeit nicht unter.. (5k Dateien pro Sharepoint Bibliothek)

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