Sep 01 2012

Office365: Lokale Backups meiner eMails

veröffentlicht in Kategorie Office365  

Grundsätzlich ist Microsoft dafür verantwortlich, Ihre Postfächer in der Cloud für Sie zu sichern und im Notfall wieder bereit zu stellen. Office 365 ist dafür mehrfach redundant angelegt, so dass auch bei einem Totalausfall eines Systems nichts verloren gehen kann. Microsoft wird aber diese Backups nur im Falle von Fehlern in den Datencentern für eine Wiederherstellung nutzen, eine Wiederherstellung auf Kundenwunsch, weil etwas gelöscht wurde, was nicht hätte sein sollen, oder der Datenbestand durch missglückte Sync Versuche in Mitleidenschaft gezogen wurde, ist nicht vorgesehen. 

Gegen versehentliches Löschen von Daten gibt es in Office 365 ein mehrstufiges System von “Papierkörben”, zunächst im Client/Frontend, dann ein weiterer Papierkorb Serverseitig. Wie man sowas auch nach dem Leeren des Papierkorbs wieder zurückholen kann, ist hier erklärt: http://help.outlook.com/de-DE/140/ms.exch.owap.RecoverDeletedItems.aspx Genaueres zum Wiederherstellen von eMails hier: http://help.outlook.com/de-de/140/hh125820.aspx

Wem das alles noch zu wackelig ist, der kann natürlich auch lokale Backups mit in seine eigene Backup Strategie einbeziehen.

  • Ist ein Outlook Desktop mit dem Office 365 Konto verbunden, so erstellt Outlook in der Standardeinstellung  immer auch eine lokale Kopie der Daten in der Cloud, in Form einer .OST Datei, welche Sie in Ihre Backuppläne mit einbeziehen können. Um im Notfall darauf zurückgreifen zu können, muss jedoch der Postfach Schlüssel im MAPI Profil (Registry) des Rechners noch präsent sein, bei einem Totalausfall des Rechners ist dies unter Umständen nicht mehr der Fall, aber selbst dann gibt es mehrere (kommerzielle, sprich nicht unbedingt billige) OST zu PST Konverter, mit denen eine Rettung der eMails und anderer Daten noch möglich sein sollte.
     
  • Ist ein Outlook Desktop mit dem Office365 Konto verbunden kann man auch jederzeit manuell den Datenbestand seines Outlook in eine PST Datei exportieren – und bei Bedarf natürlich auch wieder aus der PST Datei importieren. Sonderlich bequem ist das allerdings nicht, es gibt aber ein paar Outlook AddIns, welche diese Arbeit etwas vereinfachen.
     
  • Recht günstig, aber sehr praktisch ist auch Priotecs Outlook Backup Assistant, eine deutsche Shareware für ~20,00 Euro,  gerade auch für Exchange Folder und alle Settings rund um Outlook 2010 und älter. http://www.priotecs.com/ – Outlook Backup Assistant sicher dabei nicht nur e-Mails, sondern auch E-Mails, Kontakte, Termine, E-Mailkonten und vieles mehr und hilft bei der Migration des Datenbestandes auf z.B. einen neuen PC.
     
  • Eine sehr interessante, in der Home Version kostenlose, weitere Möglichkeit, ist die Sicherung oder Archivierung der eMails (und nur der eMail!)  über die exzellente Software MailStore. Diese verbindet sich mit den Exchange Konten, holt die Emails ab (auf Wunsch kann auch gelöscht werden nach dem Abholen) und archiviert diese in einer durchsuchbaren Datenbank. Die MailStore Datenbank wiederum lässt sich problemlos in die lokalen Backuppläne integrieren. Weitere Infos zu Mailstore auf der Homepage des Herstellers: http://www.mailstore.com/de/

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