Nov 09 2011

Eine Shared Mailbox in Office 365 einrichten

veröffentlicht in Kategorie Office365  

Die Einrichtung freigegebener Gruppenpostfächer (englisch: Shared Mailbox)  in Office 365 geht leider nur per PowerShell. Hier eine Anleitung, wie genau man dabei vorzugehen hat.  Die Anleitung ist mit einem P1 Tarif gemacht, funktioniert aber genau so auch in den E-Tarifen)

In der aktuellen Version Wave 15 von Office365, erkennbar am blauen Admininterface, können Shared Mailboxen nun direkt im Adminbereich verwaltet werden. Die Anleitung zur Erstellung von Shared Mailboxen mit Office365 Wave 15 ist hier. Nachfolgend beschriebener Ansatz über die Powershell ist jedoch immer noch nutzbar, ist halt insgesamt etwas schwieriger für Leute die mit der Powershell nicht so vertraut sind.

Vorbereitung: Anlegen einer sicherheitsaktivierten Verteilergruppe in Office 365: 

Dazu loggen wir uns mit einem Admin ins Office 365 Portal ein und gehen auf die Administrator Seite.  Dort auf den Link Verteilergruppen:

Wir landen in den Exchange Server Optionen > Meine Organisation verwalten > Benutzer & Gruppen > Verteilergruppen 
E-Tarifler gehen über Outlook Optionen  und dann zu Meine Organisation verwalten und landen dann ebenfalls hier:

und klicken auf “Neu…

Im folgenden Fenster geben wir nun einen Namen für die Sicherheitsgruppe ein, hier im Beispiel GruppeShared, einen Aliasnamen und optional eine kurze Beschreibung dazu. Wichtig ist das Kästchen bei “Diese Gruppe als Sicherheitsgruppe festlegen”, dort ist ein Kreuzchen zu machen.

Jetzt klicken wir allerdings noch nicht sofort auf Speichern, sondern scrollen erst mal zum Abschnitt Mitglieder runter. Dort fügen wir nun alle Benutzer als Mitglieder hinzu, die Zugriff auf das freigegebene Postfach / Shared Mailbox erhalten sollen. Besitzer der Verteilergruppe ist übrigens der Admin mit dem die Gruppe erstellt wurde. Soll der Admin nicht auch Mitglied der Gruppe sein, entfernen wir einfach das Häkchen aus dem Kästchen “Besitzer ist Mitglied”. Sind alle Mitglieder hinzugefügt, können wir mit Speichern hier raus. Die übrigen Einstellungen können gerne noch nach Bedarf angepasst werden, die Standard-Voreinstellungen sind jedoch ausreichend/ok für den Betrieb als Shared/freigegebenes Postfach. Wir können nun den Browser schliessen, denn nun gehts an die.. 

Eigentliche Einrichtung der Shared Mailbox in der Powershell:

Voraussetzung ist das korrekte Funktionieren der Powershell und die Einbindung der Exchange Commandlets, dies habe ich hier schonmal ausführlich erklärt: Windows Powershell Verbindung zu Office 365 Exchange. Wir gehen also genau wie in diesem Link gezeigt vor und enden dann in einer Powershellsitzung, die etwa so ausschaut:

und machen dann wie folgt weiter:

Als erstes wird eine neue Mailbox vom Typ “shared” angelegt, dazu dient dieser Befehl:

New-Mailbox -Name “Shared Mailboxtest” -Alias sharedbox -Shared -primarysmtp sharedbox@meinname.de

(wobei das @meinname.de eine bereits erfolgreich verifizierte Domäne in Office 365 sein muss, Alternativ die firma.onmicrosoft.com Adresse. “Shared Mailboxtest” und “sharedbox” können Sie beliebig wählen.)

 

Nun müssen wir der Sicherheitsgruppe “GruppeShared” die wir oben angelegt haben noch Vollzugriff und normalerweise auch gleich noch die SendAs Berechtigung erteilen. Dazu geben wir nacheinander die 2 folgenden Befehle ein:

Add-MailboxPermission “Shared Mailboxtest” -User GruppeShared -AccessRights FullAccess

und dann

Add-RecipientPermission “Shared Mailboxtest” -Trustee GruppeShared -AccessRights SendAs

ein.  Beim 2. Befehl, dem Add-Recipientpermission kommt dann noch die Nachfrage, ob wir wirklich sicher sind, dies beantworten wir mit einem Y

Und das wars eigentlich schon. Wir können die Powershell nun verlassen.

Wie greife ich nun auf dieses freigegebene Gruppenpostfach zu?

In Outlook fügen Sie das Gruppenpostfach/Shared Mailbox nicht als eigenes Konto hinzu (das geht nicht, ein Gruppenpostfach hat kein eigenes Login) sondern über Konto bearbeiten > Erweitert > Zusätzlich diese Postfächer öffnen.

 

Im OWA Outlook Web Access Interface schaltet man über den Menüpunkt “Anderes Postfach öffnen” im Menü rechts oben im Eck auf die Shared Mailbox um:

Fragen und Antworten dazu:

  • Ich hab alles genau so gemacht, aber es geht nichts.
    Haben Sie lange genug gewartet? Solche Änderungen dauern bei Office 365 mehrere Stunden, bis diese wirklich aktiv werden. Ich habe neulich geschlagene 4 Stunden warten müssen, bis es dann wirklich funktioniert hatte. Zum Teil funktioniert es bei einem, zwei Nutzer auch mal innerhalb weniger Minuten und beim nächsten Nutzer in der selben Gruppe/in der selben Sitzung angelegt dauerts dann 3-4 Stunden länger. Im Owa klappts meist schneller als im Outlook.
     
  • Warum eigentlich der Umweg über eine sicherheitsaktivierte Verteilergruppe und nicht direkt jedem Nutzer in der Powershell manuell Full Access und SendAs erteilen?
    Nun, das liegt zu einen an einem etwas eigenwilligen Feature von Outlook 2010: erteile ich die Rechte direkt dem einzelnen Benutzer, so wird nachdem die Shared Mailbox einmal in Outlook geöffnet wurde künftig automatisch jedesmal beim Outlook Start wieder die Shared Mailbox geöffnet, egal ob ich das will oder nicht, und ich habe auch keine Möglichkeit mehr, diese wieder zu schliessen, wenn ich sie nicht brauche. Ich finde das sehr lästig. Regel ich die Rechte über eine Sicherheitsgruppe, dann tritt dieses Verhalten nicht auf und ich kann die Shared Mailbox öffnen und schliessen, wie ich will. Zum Zweiten habe ich so nach der ersten Einrichtung die Möglichkeit, die Nutzer, die Zugriff auf das freigegebene Postfach/Shared Mailbox haben sollen, bequem im Office 365 Webinterface durch Ändern der Mitglieder in der Gruppe zu editieren und muss nicht wieder die Powershell herauskramen.

Tipp: Mit der zusätzlichen Option: -AutoMapping $false für den Add-Mailboxpermission Befehl da oben in der Liste kann das nervige automatische Öffnen der zusätzlichen Mailbox abgestellt werden, siehe auch hier: http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh529943.aspx
 

  • In meinem iPhone/iPad kann ich nicht auf das freigegebene Gruppenpostfach/Kalender/etc. zugreifen.
    Das ist leider richtig, das funktioniert erst mal nicht. Grund dafür ist eine unvollständige ActiveSync Implementierung in iOS.  Ein Workaround wird hier vorgestellt: http://community.office365.com/en-us/forums/158/t/83204.aspx

 

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10 responses so far

10 Responses to “Eine Shared Mailbox in Office 365 einrichten”

  1. […] Eine Anleitung zur Erstellung von freigegebenen Postfächern findet sich hier: http://help.outlook.com/de-de/beta/ee441202.aspx?sl=1 oder in meinem Blogpost: Einrichten einer Shared Mailbox in Office365 […]

  2. Anonymouson 15 Nov 2011 at 19:34

    Ich habe mich als Admin am Office 365 Portal angemeldet und eine Verteilergruppe erstellt. Der Admin taucht aber nicht als Besitzer der Gruppe auf bzw. kann auch nicht ausgewählt werden. Woran kann das liegen? Das Admin-Konto hat keine Lizenz!

  3. adminon 16 Nov 2011 at 07:04

    Ich habs grad probiert und ist bei mir auch so. Abhilfe gib einem deinem Benutzer Admin Rechte und leg es damit an bzw. mach ihn zum Besitzer.

  4. Anonymouson 07 Dec 2011 at 19:13

    Kann es sein, dass Outlook 2007 Probleme mit einem hinzugefügten freigegebenen Gruppenpostfach hat? Seit dem ich das freigegebene Gruppenpostafch zum Konto hinzugefügt habe, ist der Zugriff auf die einzelnen Emails extrem langsam.

  5. adminon 10 Dec 2011 at 23:20

    Hallo Anonymous,

    Ich hab leider nur noch ein einzigen Rechner mit Office 2007, bei mir tritt das Problem nicht generell und nicht nur in Office 2007 auf. Hin und wieder hab ich Phasen, wo Outlook unheimlich langsam beim Blättern in den eMails ist und dann ist wieder tagelang alles OK. Ich habs jetzt immer auf Probleme an der Internetverbindung geschoben, muss ich aber wohl mal genauer drauf achten.

    Unheimlich langsam ist bei mir das Outlook auch, solang noch große Ordner direkt nach der Einrichtung im Hintergrund synchronisiert werden

    Sorry, dass ich dazu nix besseres weiss :( Dauert das bei dir immer noch an?

  6. […] Eine Shared Mailbox in Office 365 einrichten http://www.mountainprophet.de/2011/11/0 … inrichten/ […]

  7. Romanon 04 Jun 2012 at 11:02

    Bei mir ist der Button “Hinzufügen” unter Konto bearbeiten > Erweitert > “Zusätzlich diese Postfächer öffnen” ausgegraut. Wie kann ich diesen Button aktivieren?

    Habe Outlook 2010 vom Office Home & Business und Win7 Pro.

  8. adminon 05 Jun 2012 at 02:15

    Roman, ich hab schon ein paar Mal gehört, dass das Outlook aus der Home & Business Edition etwas beschnitten sei, aber wie genau hab ich nie recherchiert.. Ich versuch mal, ob man mir bei der MS Partnerbetreuung eine vernünftige Antwort auf die Frage gibt..

  9. adminon 29 Mar 2013 at 19:20

    Link zu einem Workaround, um eine Shared Mailbox in Office365 auch unter iOS (IPhone / iPad) nutzen zu können: http://community.office365.com/en-us/forums/158/t/83204.aspx

  10. adminon 27 Apr 2013 at 16:35

    Neue Version dieser Anleitung für die Nutzer von Office365 Wave 15 – blaues Admininterface ist nun hier zu finden: http://www.mountainprophet.de/2013/04/27/office365-wave-15-blau-shared-mailbox-freigegebenes-gruppenpostfach-einrichten/

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