Aug 29 2011

Office365 Sharepoint: Gäste einladen

veröffentlicht in Kategorie Office365  

Zum Sharepoint in Office365 können im P1-Tarif bis zu 50 Gäste hinzugefügt werden. Gäste sind externe Nutzer, die nicht zu Ihrem Office 365 Konto gehören, keine Lizenz benötigen und so keine Kosten verursachen. So kann man Kunden, externen Partnern usw. den Zugriff aufs Sharepoint Portal ermöglichen, ohne dafür eine kostenpflichtige Lizenz zu verbrauchen. Wie das geht, steht hier:

Bevor Sie firmenfremde Nutzer in Ihr Sharepoint einladen, sollten Sie zuerst noch die Zugriffsrechte der Benutzergruppe “Besucher” kontrollieren und sicherstellen, dass diese Gruppe “Besucher” keinen Zugriff auf Inhalte besitzt, die nicht für Ihre Gäste bestimmt sind.

Wir empfehlen bei der Einladung zunächst immer nur die Gruppe “Besucher” zuzuweisen (und die Rechte der Benutzergruppe “Besucher” ganz massiv zu begrenzen). Dann eine weitere Gruppe z.b. “Kunden” mit den passenden Rechten anzulegen und die Gäste erst in einem zweiten Schritt manuell in die “Kunden” Benutzergruppe mit den erweiterten Rechten einzusortieren.   Schön wäre es, wenn man bei einer Einladung schon gleich die Gruppe “Kunden” zuweisen könnte, dies ist aber derzeit nicht möglich.

Die eigentliche Einladungen verschicken Sie ganz einfach über den “Website freigeben” Link ganz unten im “Websiteaktionen” Menü auf der Teamwebseite:

In dem nun aufpoppenden Fenster tragen Sie die Hotmail oder LiveID entweder in die Zeile “Besucher” (1) oder “Mitglieder” ein – je nachdem, in welche Zeile Sie die Adresse eintragen, wird dem Gast die entsprechende Sharepoint Nutzergruppe zugewiesen – und dann schicken Sie die Einladung mit Klick auf den “Freigeben” Knopf (2) ab.

Ihr Gast muss sich dann mit der Hotmail/LiveID an Ihrem Sharepoint einloggen, danach taucht er in der Sharepoint Benutzerverwaltung auf und dann können Sie ihn dort der korrekten Benutzergruppe “Kunden” zuweisen.

PS: In den E-Tarifen funktioniert das Ganze genauso, aber hier muss zunächst die Einladungsfunktion in den Settings der jeweiligen Site Collection erst noch aktiviert werden.

PS2:  Im P1 Plan kann dieses Limit von 50 Gästen nicht erhöht werden, in den E-Tarifen können weitere Gäste in Paketen zu 50 Nutzern kostenpflichtig dazugebucht werden.

Vorsicht Bug:

Viele auf name@kundenfirma.de basierte LiveIDs funktionieren derzeit nicht zuverlässig mit der Einlade-Funktion von Office365, im Moment hilft da wohl nur ausprobieren. Sicher funktioniert es über eine “echte” Windows Live ID oder aber ein Hotmail Konto. Da Hotmail Konten kostenlos sind und in wenigen Minuten eingerichtet werden können, ist dieses Manko noch vertretbar. Wir empfehlen wenn so ein Hotmail Konto angelegt wird in diesem Konto einfach nur eine eMail Weiterleitung zur tatsächlichen Kundenemail einzurichten, wer will schon noch ein weiteres Postfach abklappern müssen. Bei manchen Kunden legen wir das Hotmail Konto für den Kunden gleich an und geben ihm nur die Zugangsdaten, andere Kunden erledigen das eigenständig. Vielleicht behebt Microsoft diesen Bug ja auch noch in Kürze, so dass man diesen Workaround nicht mehr benötigt.

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