Jul 31 2011

Office 365 – eMail Aliase, verbundene Konten, Verteilergruppen usw.

veröffentlicht in Kategorie Computer, Office365  

Viele Wege führen bekanntlich nach Rom, und auch bei Office 365 gibts – zumindest für nen Neuling wie mich, immer wieder interessante Funktionen zu entdecken und damit neue Möglichkeiten, hier den Mailempfang zu organisieren. Heute geht’s um unterschiedliche eMail Konten, Alias für seine Mailbox, Verteilerlisten, externe verbundene eMail Konten und freigegebene Postfächer. Vielleicht findet das ja ausser mir noch jemand lesenswert…

Die Grundlage ist ein kostenpflichtiges Exchange Konto, das jeder zahlende Nutzer in seinem Abo enthalten hat, damit kann ich zunächst nur eine eMail Adresse abdecken: ich@meinedomäne.de (ok, zwei: ich@meinname.onmicrosoft.com ist auch noch mit drin). Wenn ich jetzt zuviel Geld hätte, könnte ich jetzt einfach für jede weitere eMail Adresse einen weiteren Nutzer anlegen und ein kostenpflichtiges Abo dazu buchen, aber das wird dann schon ein bissl teuer. (Nutzer der E-Tarife könnten eventuell verbilligte Exchange-Kiosk Lizenzen (Exchange Oline 1/2 oder Kiosk-Tarif) dazu buchen, Nutzer im P-Tarif bekommen jedoch die Kiosktarife nicht angeboten).

Also muss es noch was anderes geben, um weitere eMail Adressen nutzbar zu machen. Und das gibt es auch: die einfachste Variante ist der

eMail Alias:

Office365 unterstützt bekanntlich kein CatchAll. Als CatchAll bezeichnet man die Funktion, die eMails einsammelt, die an nicht existente Nutzer geschickt wurden. Wenn also jemand an webmaster@meinedomäne.de ne eMail schicken möchte und es gibt kein Postfach für einen webmaster@meinedomäne.de, dann wird diese eMail bei Office365 niemals ankommen.

Um jetzt nicht für jede mögliche eMail Adresse, über die man Post empfangen möchte, eine kostenpflichtige Exchange Lizenz zu verbraten, kann man sich mit den eMail Alias behelfen. eMail Aliase lassen sich in den Exchange Einstellungen eines Benutzerkontos in Office365s AdminInterface in beliebiger Anzahl hinzufügen. 

eMail Alias in Office365 > Exchange E-Mail Optionen

Nehmen wir an, ich habe ein Postfach ich@meinedomäne.de und wir legen da nun zusätzlich den Alias webmaster@meinedomäne.de drauf, dann landen künftig auch eMails, die an webmaster@meinedomäne.de geschickt werden, unverzüglich bei mir mit im Postfach. Prima. Die Sache hatte aber einen Haken: wenn ich jetzt auch noch mit der Adresse webmaster@meinedomäne.de antworten will, dann geht das nicht. Gesendete eMails werden immer nur über die primäre eMail Adresse verschickt, nicht über einen hinzugefügten eMail Alias.

Die Anleitung zum Anlegen eines eMail Alias in Office365 findet man hier: http://help.outlook.com/de-de/140/cc875965.aspx

Verbundene Konten:

Wie bei vielen anderen Mailsystemen auch, kann man in Office365 auch zusätzliche eMail Postfächer, die man bei anderen Providern liegen hat, abrufen und die dort enthaltenen Nachrichten in Exchange importieren.

Beispiel: neben ich@meinedomäne.de hab ich auch noch ein Postfach ich@me.com – damit ich nicht beide Postfächer separat immer abklappern muss, füge ich ich@me.com als verbundenes Konto zu meinem Exchange Postfach hinzu.

Bei Office 365 sind es bis zu 5 verbundene Konten, die man kostenlos zu seinem kostenpflichtigen Exchange Konto hinzufügen kann. Diese externen Konten können entweder per IMAP oder aber per POP3 abgerufen werden. Einmal pro Stunde prüft Exchange dann automatisch, ob in den verbunden Konten neue eMails eingetroffen sind und wenn ja, werden diese abgeholt und ins Exchange Postfach importiert.

Im Unterschied zu den Aliase oben ist es bei verbunden Konten jedoch durchaus möglich, mit der eMail Adresse des verbundenen Kontos zu senden. Dazu wählt man vor dem Absenden der eMail einfach die gewünschte Adresse durch Klick auf den VON: Button. Der Nachteil der Umsetzung der verbunden Konten ist die lange Verzögerung, bis neu eingetroffene eMail zugestellt werden: Office365 prüft nur einmal pro Stunde, im schlechtesten Fall dauert es also eine Stunde, bis eine Nachricht aus dem verbundenen Konto in Exchange eintrifft. Nicht wirklich schnell das Ganze. Ebenso störend: verschickt man eine Nachricht über das eingebundene Konto, so kommt die beim Empfänger mit dem Hinweis an “versandt im Auftrag von..”.

Die Anleitung zum Einrichten verbundener eMailkonten in Office365 findet sich hier: http://help.outlook.com/de-de/140/cc511377.aspx

Verteilerlisten (engl. “Distribution Lists”):

Eine Verteilerliste – oder auch Verteilergruppe –  ist, wenn man so will, eine Sammelstelle für eingehende eMails. Verteilerlisten können beliebig viele angelegt werden und kosten nix extra. Die Verteilerliste bekommt eine eigene eMailadresse, z.b. info@meinedomäne.de und dieser Verteilerliste fügen wir nun mindestens eines oder auch mehrere unserer Exchange Konten (nur nebenbei: oder auch einen externen Kontakt) als Mitglieder zu, z.b. mein Postfach ich@meinedomäne.de.

Sendet nun jemand eine eMail an info@meinedomäne.de, dann landet diese ohne Verzögerung in meinem Postfach ich@meinedomäne.de. Soweit ist das wenig spektakulär.

Interessant ist das aus folgenden Gründen:

  • Erstens kann die Verteilerliste mehrere Empfänger (eigentlich heißen die Mitglieder) beinhalten, die dann alle eine Kopie der Nachricht bekommen.
  • Und zweitens kann ein Mitglied der Liste deren eMail Adresse auch als Absenderadresse nutzen, dazu muss man entweder über die Windows Powershell oder bequemer, per Exchange Verwaltungskonsole (ECP) das “Senden Als”-Recht einstellen.
  • Wie Eingangs schon mal kurz angesprochen, Mitglied einer Verteilerliste kann auch ein externer Kontakt sein. Erstellt man sich einen externen Kontakt max.muster@web.de so kann man mit einer Verteilerliste eine simple, klassische eMail Weiterleitung einrichten, aber dazu mehr in meinem Post über die Weiterleitungen  in Office365

Eine Anleitung zum Einrichten von Verteilergruppen oder -listen gibt es es hier: http://help.outlook.com/de-de/140/ms.exch.ecp.newdistributiongroup.aspx – die Anleitung zum Erteilen der Sendeberechtigung findet man hier: http://help.outlook.com/de-de/beta/ee441202.aspx?sl=1

Freigegebene Postfächer (engl. “Shared Mailbox”):

Davon wissen die wenigsten Office365 Nutzer: man kann sich kostenlose sogenannte freigegebene Postfächer anlegen, die allerdings nur maximal 5 GB gross sein dürfen. Diese Postfächer können nun für einzelne (oder mehrere) Benutzer freigegeben werden und erscheinen als zusätzliche Ordner in Outlook / OWA.

Auch diese Postfächer erhalten eine eigene eMail Adresse, z.b. helpdesk@meinedomäne.de. Der Clou daran ist, dass mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieses Postfach Zugriff haben können, wenn also der Kollege auf den Hilferuf schon geantwortet hat, dann sehe ich das als zweiter Benutzer dieses Postfachs sofort.

In OWA greift man auf so ein freigegebenes Postfach zu, in dem man

  1. auf seinen Namen oben rechts im OWA klickt
  2. dann auf Anderes Postfach öffnen klickt
  3. und den Namen des Postfachs in unserem Beispiel “helpdesk” in die hier nicht abgebildete  dann aufpoppende Textbox eintippt..

Auch bei freigegebenen Postfächern erfolgt die Übermittlung ohne Verzögerung, auch hier kann ich das “SendenAls”-Recht erteilen und so auch über helpdesk@meinedomäne.de eMails versenden und das ebenfalls ohne den “Im Auftrag von..” 

Letztendlich sind die freigegebenen Postfächer nix anderes, als auf 5 GB beschränkte, normale Exchange Konten, ohne das dahinter ein kostenpflichtig lizenzierter User steckt, es hat keinen Login wenn man so will – nutzen kann so ein Gruppenpostfach also nur, wer ein kostenpflichtiges Exchange Konto (ich@meinedomäne.de) hat, sich damit anmeldet und dann zum freigegebenen Postfach rüber wechselt.

Eine Anleitung zur Erstellung von freigegebenen Postfächern findet sich hier: http://help.outlook.com/de-de/beta/ee441202.aspx?sl=1 oder in meinem Blogpost: Einrichten einer Shared Mailbox in Office365

 

Kleines Fazit:

Wie man sieht, es gibt mehrere Möglichkeiten, wenns ums Empfangen von eMails (und das Nutzen verschiedener Antwort-/Emailadressen) geht, Alle Varianten haben ihre Stärken aber leider auch ihre Probleme. Unterm Strich wird hier durchaus viel geboten, aber die konkurrierenden Mailsysteme, gerade die klassischen Systeme aus der Linux Welt oder Exchange Server “on premise” im Büro haben dann im Detail doch noch etwas die Nase vorn. Die Verzögerung bei verbundenen Konten und das “gesendet im Auftrag von” sind zwei Punkte, die manchem etwas sauer aufstoßen könnten.

Nachtrag: Seit dem letzten großen Update (“Wave 15”) können nun auch die komplexeren Konfigurationsarbeiten wie Senderechte und Gruppenpostfächer bequem im Admininterface, genauer gesagt dem Exchange Control Panel (ECP) zu Deutsch: der Exchange Verwaltungskonsole vorgenommen werden.

9 responses so far

9 Responses to “Office 365 – eMail Aliase, verbundene Konten, Verteilergruppen usw.”

  1. Maikeon 15 Feb 2013 at 12:33

    Hallo, ich finde die Anleitung toll, habe eine kurze Frage dazu. Wenn man einen “nicht Exchange activesync” Client (z.B: Office 2003) damit verbindet stehen ja nur POP und IMAP zur Verfügung. Ist es auch möglich auf “freigegebene Postfächer” (shared mailboxen) via IMAP zuzugreifen?
    Danke und Grüße
    Maike

  2. adminon 15 Feb 2013 at 23:53

    Maike,

    Microsoft sagt, in Office365 (anders als beim “onPremise” Exchange Server) sei der Zugriff via IMAP auf die Shared Mailboxen nicht unterstützt… aber von Userseite gibt es z.B. hier eine leider etwas nebulöse Erfolgsmeldung, dass es trotzdem funktionieren soll:

    http://community.office365.com/en-us/forums/160/t/13142.aspx

    Ich hab das leider noch nicht getestet…

  3. Maikeon 16 Feb 2013 at 10:55

    toll, vielen Dank. Ich werde es probieren :)

  4. Maikeon 06 Mar 2013 at 17:38

    Hallo, wollte noch bestätigen, dass der Abruf via Imap funktioniert :-)

    Bei der Konfiguration folgendermaßen vorgehen:
    – E-Mailadresse die der Shared Mailbox
    – Kontotyp IMAP
    – Posteingangsserver wie im persönlichen Postfach (sichtbar unter IMAP-Einstellungen)
    – Postausgangsserver wie im persönlichen Postfach (sichtbar unter IMAP-Einstellungen)
    – Benutzername maike.musterfrau@abc.de/info@abc.de
    – Kennwort von Maikes Postfach
    – Unter den erweiterten Einstellungen Anmelden mit “maike.musterfrau@abc.de” und das persönliche Kennwort
    – Wichtig auch die Portnummern identisch wie beim persönlichen Postfach einstellen. Also Posteingangsserver 993 (SSL) und Postausgangsserver 587 (TLS)
    Fertig :-)

  5. Markuson 28 May 2013 at 15:58

    Danke für den übersichtlichen und gut verständlichen Beitrag.

    Mache gerade eine Evaluierung für Office 365 in unserem Unternehmen, da ist es oft wichtig schnell ein Gefühl zu bekommen ob es irgendein No-Go gibt und worauf man sich einläßt, da kommen Expertenzusammenfassungen wie diese nur recht.

    Mache mich jetzt noch an ein paar andere Deiner Beiträge :-)
    Danke und Grüße aus Wien!

  6. adminon 28 May 2013 at 20:09

    Grüße zurück nach Wien.. und sag Bescheid, wenn ich was helfen kann.

  7. Markuson 19 Mar 2014 at 17:44

    Hallo,

    Danke für die super Anleitungen!
    Was ich mich gerade noch frage: Gibt es jetzt irgendeine Möglichkeit bei verbundenen Konten “versandt im Auftrag von” zu verhindern?

  8. adminon 19 Mar 2014 at 19:28

    Leider nein.. Lässt sich nicht steuern. Ich empfehle auch deshalb immer, die verbundenen Konten wenns nur irgend geht zu vermeiden. Lieber als zusätzliches Konto in Outlook, etc. einbinden, hat man man Ende mehr von.

  9. adminon 19 Mar 2014 at 19:33

    Nachtrag: Beim Senden über eine Verteilerliste lässt es sich abstellen.

    Und sowohl die freigegegeben Mailboxen (“Shared Mailbox”) als auch die Verteilerlisten lassen sich nun auch im Web-Admininterface erstellen, die Powershell ist nicht mehr zwingend notwendig.

    Ich muss den Post hier glaub dringend auf den aktuellen Stand bringen

Trackback URI | Comments RSS

Kommentar dazu? (Geht anonym und ganz ohne Anmeldung)