Dec 27 2007

HTML eMails mit Outlook 2007, 2002/2003 & XP

veröffentlicht in Kategorie WebWork  

Auch dieses Jahr wieder ein Problem: Für einen unserer Mittelstandskunden (einige hundert Angestellte) sollten HTML Email Vorlagen mit eingebetteten Bildern diesmal zur einfachen Verwendung in Outlook erstellt werden. (die letzten Jahre nutzen wird zentral auf dem Webserver abgelegte Bilder, dieses Jahr sollten die Bilder mal mitgeschickt werden).

Die Vorgabe war, das ganze möglichst einfach und mit unterschiedlichen Outlook Versionen kompatibel zu machen. Der naheliegende Weg, über eine “Briefpapier” (Stationary) *.OFT Vorlage das Ganze zu realisieren, fiel flach, weil der Weg, diese .OFT Vorlage zu installieren den Endanwendern nicht zugemutet werden wollte. Kurz gesagt: die IT Abteilung war nicht begeistert von der Idee, wenn ein paar hundert User gleichzeitig beginnen, wild in ihren Outlook Configs herum zu wursteln.

Als “am einfachsten” erwies sich eine als *.MSG abgespeicherte Email aus dem “Ausgehende Email Ordner” abgegriffen. Der Vorteil ist, die *.MSG kann intern per Email verteilt werden und die Leute doppelklicken einfach darauf, tragen den Empfänger und ein paar persönliche Worte ein und Klicken auf Senden. Fertig.

Wie kommt man nun zu so einer *.MSG HTML Mail Vorlage?

  1. Die HTML Seite selber erstellte ich zunächst in Codeansicht in Dreamweaver, als einfaches Tabellenbasiertes Layout, mit passend zusammen gestückelten Grafiken und per CSS und HTML so gut wie möglich fixierten Zellengrößen. Wenn man das schlau macht, sieht das am Ende sogar in einem TextOnly Email Client noch brauchbar aus, ohne das wir einen separaten TextOnly Block hätten mit pflegen müssen.
  2. Dieses HTML wandelte ich dann per MSIE7 “Seite speichern unter”  inkl. eingebundener Grafiken zunächst in eine *.MHT Datei um. Die .MHT kann die Bilder entsprechend Speichern. Und die damit erstellten HTML Mails kommen in Outlook 2007 ohne hässliche lange Attachment-Liste an. (In 2002 weiß ich es nicht, da ich das selber nicht getestet habe).
  3. Diese *.MHT wurde dann in Word 2007 noch etwas erweitert (Feldfunktionen).

 

Wer das als Serienbrief an eine Adressliste versenden will, kann an der Stelle aufhören. Die Word 2007 Serienbrief Email Funktion ist sehr praktisch und recht komfortabel. Aber wir sollten ja noch einen Schritt weiter, ins *.MSG.

  1. Also wurde von Word aus per Serienbrief / Email Rundschreiben Funktion die Nachricht einmal ins Outlook 2007 geschoben. (Outlook vorher angewiesen, ausgehende Post nicht sofort zu versenden).
  2. Diese eMail aus dem Postausgang konnte nun mit “Datei” -> “Speichern unter” als *.MSG Datei gespeichert werden. (*.OFT Briefpapier Vorlage würde an der Stelle auch gehen, falls sich jemand wundern sollte, wie man am Dümmsten mit den Bordmitteln aus HTML eine .OFT Vorlage macht)

 

Für die Office 2007 User war das schon recht gut. Tests an die unterschiedlichsten Email Clients gesendet funktionierten sauber und ohne Layoutabweichungen.

Leider gab es ein Problem mit den älteren Outlook Versionen (Office 2002 und 2003). Diese zerstückelten beim Versenden der *.MSG das Layout.

An dieser Stelle möchte ich nochmal Ausdrücklich mein Missfallen über die in Outlook 2007 gemachte Umstellung der Rendering Engine und die damit verbundenen empfindlichen Einschränkungen im Vergleich zu früheren Outlook Versionen, bzw. gängigen HTML Standards ausdrücken.

Für diese alten Office Versionen sind wir dann nochmal einen Schritt Retour, das heißt wieder ins Word gegangen. Die oben erstellte MHT als *.DOC gespeichert. Die alten Word Versionen hatten eine sehr leicht zu bedienende “Als Email senden” Funktion, die ich bei Word 2007 nirgends mehr finden kann. Im Prinzip blendet diese Version einfach nur eine “Betreff” und eine “Empfänger”-Zeile und einen “Email Absenden” Knopf ein. Auf diese Weise verschickt, klappte der Versand dann auch mit Outlook 2003 an alle zum Test verwendeten Clients fehlerfrei.

Also am Ende wurden dann 2 Dateien ausgegeben: eine *.MSG Vorlage für Outlook 2007 Benutzer und eine *.DOC Vorlage zur Verwendung mit Word 2002/2003. Da es keine Beschwerden gab und ich die Exemplare, die bei mir gelandet sind alle sauber aussahen, denke ich, dass das Problem, wenn auch umständlich, auf diese Weise wieder einmal gelöst wurde.

… und nächstes Jahr nutzen wir unseren Newsletter Editor und nicht mehr Office für solche Mailings.

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